Dichiarazioni sostitutive

Cosa sono le dichiarazioni sostitutive di certificazione: sostituiscono certificati o atti già esistenti, contenuti in registri e archivi delle pubbliche amministrazioni e possono essere utilizzate - l'elenco è tassativo -  per attestare:

• data e luogo di nascita
• residenza
• cittadinanza
• godimento dei diritti civili e politici
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero
• stato di famiglia
• esistenza in vita
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente
• iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni
• appartenenza a ordini professionali
• titoli di studio, esami sostenuti
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi altro dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria
• stato di disoccupazione
• qualità di pensionato e categoria di pensione
• qualità di studente
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
• tutte le situazioni relative all’adempimento di obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
• qualità di vivenza a carico
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato

Cosa sono le dichiarazioni sostitutive dell' atto di notorieta': riguardano stati, qualità personali (anche riferiti ad altre persone) o fatti che sono a diretta conoscenza del dichiarante non compresi nel precedente elenco (ad esempio: di essere erede; che la copia di un atto è conforme all'originale).

Chi utilizza le dichiarazioni sostitutive: possono utilizzare le autocertificazioni i cittadini italiani, dell’Unione Europea e gli extracomunitari (questi ultimi, solo se regolarmente soggiornanti in Italia e la loro dichiarazione deve attestare stati, fatti o qualità personali certificabili o attestabili da parte di pubbliche amministrazioni italiane).

Impedimento fisico permanente o incapacita’ di firmare (es. ANALFABETA): la dichiarazione sostitutiva è valida se il pubblico ufficiale accerta l’ identità del dichiarante e che la dichiarazione è stata a lui resa perché il soggetto non è in grado di firmare.

Impedimento temporaneo per ragioni di salute: la dichiarazione sostitutiva (che deve contenere indicazione dell’esistenza di un impedimento) può essere resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli ovvero, in mancanza di questi, da un altro parente fino al terzo grado (uno zio ad esempio) del soggetto incapace, davanti al pubblico ufficiale che deve accertare l'identità del dichiarante.

Minore eta’: al posto del minorenne può firmare chi esercita la potestà genitoriale, che deve altresì indicare i propri dati anagrafici e la sua qualità di esercente la potestà.

Interdizione o inabilitazione: il soggetto incapace di agire è sostituito dal tutore in caso di interdizione (incapacità assoluta), mentre in caso di inabilitazione (incapacità relativa), dal curatore. Il tutore e il curatore devono indicare i loro dati anagrafici e la loro qualità di tutore o di curatore o amministratore di sostegno.

Imposta di bollo: fare una dichiarazione sostitutiva non costa nulla; non sono previste imposte di bollo e/o pagamenti.

Certificati medici, veterinari, ecc.: NON è possibile sostituire con un’autocertificazione certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE di marchi e brevetti e NON è neppure possibile sottoscrivere dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà che non rientrano nella conoscenza diretta o che riguardano manifestazioni di volontà (ad esempio, una dichiarazione d'impegno o un'attestazione che abbia ad oggetto eventi o fatti futuri).

Validita’ temporale delle dichiarazioni sostitutive: le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

Rifiuto di dichiarazioni sostitutive: in tutti i casi in cui è possibile ricorrere alla dichiarazione sostitutiva, le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono chiedere certificati o atti di notorietà. 

Dichiarazioni sostitutive anche nei rapporti tra privati: le autocertificazioni possono essere utilizzate non solo nei rapporti tra cittadino e pubbliche amministrazioni o gestori di pubblici servizi, ma anche nei rapporti tra privati, a prescindere dal loro preventivo consenso (decreto legge 76/2020). I privati tenuti ad accettare l’autocertificazione possono richiedere (con esplicito riferimento agli artt. 46 e 47 e 71 del DPR 445/2000), con il consenso del dichiarante, un controllo all’amministrazione certificante, che deve fornire conferma scritta (anche in modalità telematica), della corrispondenza di quanto dichiarato con i dati in suo possesso, rilasciando gratuitamente una visura o la conferma dei dati, senza dover siglare accordi specifici. I moduli per l’autocertificazione da presentare ai privati devono riportare in calce la seguente dicitura: “Autorizzo il soggetto privato che riceve questa autocertificazione a verificare i dati in essa contenuti rivolgendosi alle amministrazioni competenti”.

Controlli e responsabilita’ del dichiarante: le amministrazioni devono controllare la veridicità delle dichiarazioni sostitutive. Nel caso di affermazioni false, la dichiarazione sostitutiva è priva di valore e se il falso dichiarato è rilevante ai fini dell'ottenimento del beneficio richiesto, il dichiarante decade dal diritto al medesimo o da parte di esso, a seconda di quanto la dichiarazione non veritiera ha influito sulla scelta finale dell'amministrazione. In seguito all’accertamento della non veridicità, al dichiarante è revocato il beneficio economico o la parte di beneficio eventualmente già erogata sulla base della dichiarazione non veritiera, che dovrà quindi essere restituito. Inoltre il dichiarante non potrà presentare domanda alla medesima struttura che ha riscontrato la dichiarazione mendace, per ottenere contributi, finanziamenti e agevolazioni nei due anni successivi all’adozione del provvedimento di decadenza (sul punto si veda nella sezione documenti, l'approfondimento: "Controlli sulle dichiarazioni sostitutive e sanzioni applicate in caso di non veridicità delle stesse"). La pubblica amministrazione, in ogni caso, ha l'obbligo di segnalare il fatto all'autorità giudiziaria, anche se la dichiarazione falsa non è stata rilevante ai fini della concessione del beneficio.

Domicilio digitale: se non già dichiarato nella domanda presentata all’amministrazione provinciale, è possibile “eleggere” un domicilio digitale anche direttamente nella dichiarazione sostitutiva, indicando l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) cui la Provincia deve trasmettere tutti i documenti e le comunicazioni inerenti una specifica pratica.

Trasmissione telematica: se la dichiarazione sostitutiva è trasmessa tramite sito web o portale, non va materialmente firmata, ma il soggetto deve autenticarsi (prima della trasmissione) attraverso i seguenti strumenti di identificazione: SPID (ossia il sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese), CIE (carta d’identità elettronica), CNS (carta nazionale dei servizi) o CPS (carta provinciale dei servizi). In questo modo viene già identificato in modo certo e univoco e non serve firmare: grazie a questi strumenti è infatti assicurato un accesso sicuro, attraverso l’identità digitale, ai servizi che la Provincia mette a disposizione in rete.

Trasmissione tramite email o pec e sottoscrizione con firma autografa: in caso di trasmissione della dichiarazione tramite e-mail o PEC e sottoscrizione della stessa con firma autografa, deve altresì essere allegata fotocopia di un documento di identità in corso di validità. Tale adempimento non è necessario nel caso di firma digitale.

N.B. I fac simile pubblicati qui di seguito, in quanto schemi utilizzabili dal cittadino per le più svariate situazioni, sono privi di informativa privacy. I fac-simile completi di informativa e relative istruzioni per la predisposizione da parte delle strutture provinciali, sono invece pubblicati e scaricabili nella intranet provinciale, alla sezione "circolari".

Normativa di riferimento