Beschreibung
In einer Zeit, in der die Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten der öffentlichen Verwaltung stark vorangetrieben wird, hat der Kodex für die digitale Verwaltung, die wichtigste Rechtsquelle zu diesem Thema, festgelegt, dass Dokumente, die von öffentlichen Verwaltungen mit IT-Mitteln erstellt werden, auch digital gespeichert werden müssen(Artikel 43, Absatz 3 des Gesetzesdekrets Nr. 82 vom 7. März 2005 in seiner geänderten Fassung) , wodurch die Materialisierungs-/Druckpraktiken von IT-Dokumenten für die Zwecke der langfristigen Aufbewahrung, sofern vorgesehen, ausgeschlossen werden.
Die Tätigkeiten der Langzeitaufbewahrung von EDV-Dokumenten können von öffentlichen Stellen intern durchgeführt werden, indem sie ein verordnungskonformes Aufbewahrungssystem einrichten oder indem sie den Aufbewahrungsprozess an einen externen Bewahrer delegieren(Agenzia per l'Italia Digitale - AgID: Guidelines on the formation, management and preservation of computerised documents, Absatz 4.3 ).
Seit dem 1. März 2015 hat die Autonome Provinz Trient die Bewahrung ihrer IT-Dokumente auf der Grundlage einer spezifischen interinstitutionellen Kooperationsvereinbarung an den Regionalen Archivpol der Emilia-Romagna (ParER) delegiert (siehe Beschluss des Provinzialrats Nr. 2219 vom 15. Dezember 2014 ).
Ab dem 1. Juli 2019 wird die Autonome Provinz Trient ihre IT-Dokumente intern nach einem internen Organisationsmodell aufbewahren, aber die technologische Infrastruktur des Archivpols der Emilia-Romagna nutzen, der auch für die Aufbewahrung der Dokumente der anderen Einheiten des öffentlichen Systems des Trentino ein wichtiger Partner der PAT bleibt (siehe Beschluss des Provin zialrats Nr. 828 vom 7. Juni 2019 und Beschluss des Provinzialrats Nr. 853 vom 25. Juni 2020 )
Der Erwerb von Kenntnissen und Fähigkeiten im Bereich der digitalen Bewahrung innerhalb der beteiligten Verwaltungsstrukturen der Provinz (Amt für Archiv- und Buchbestände und Provinzarchiv der Oberaufsicht für Kulturgüter; Digitalisierungsbüro der Strategischen Dienststelle für Vereinfachung und Digitalisierung) ist Teil eines umfassenderen Prozesses, der auf die Einrichtung eines territorialen digitalen Archivpols im Trentino abzielt, ein Ziel, das der Gesetzgeber der Provinz in Artikel 13 des Provinzgesetzes Nr. 16 vom 27. Juli 2012 festgelegt hat.
Das digitale Archivzentrum Trentino wird für die öffentlichen Einrichtungen des Trentino tätig sein.
Damit eine Einrichtung die digitale Aufbewahrung von Dokumenten für Dritte durchführen kann, sieht die derzeit geltende Gesetzgebung ein Akkreditierungsverfahren bei der Agenzia per l'Italia Digitale - AgID vor. Dieses Verfahren wird jedoch überarbeitet und durch eine andere Qualifizierungsmethode ersetzt, die den Vorgaben der europäischen Gesetzgebung und insbesondere der EU-Verordnung Nr. 910/2014 besser entspricht.
In jedem Fall ist vorgesehen, dass die Einrichtung, die sich als Registrierstelle für Dritte bewirbt, die höchste Qualitätszertifizierung des Informationssicherheitsmanagementsystems gemäß der Norm ISO/IEC 27001 erhält.
Die Autonome Provinz Trient wird die Audits für die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 von März bis Mai 2021 unterstützen.
Weitere Informationen zu den entsprechenden Unterlagen finden Sie unter folgendem Link: https://www.cultura.trentino.it/Il-Dipartimento/Soprintendenza-per-i-beni-culturali/Ufficio-beni-archivistici-librari-e-Archivio-provinciale/Strumenti/m-Conservazione-dei-documenti-informatici
Für weitere Informationen schreiben Sie bitte an conservazione.pat@provincia.tn.it.