Beschreibung
Die unten aufgeführten Elemente sind Richtwerte. Sie variieren in der Tat von Programm zu Programm und von Anruf zu Anruf. Es wird jedoch als angemessen erachtet, Informationen bereitzustellen, die dem Leser als Orientierung dienen können. Denjenigen, die ein Projekt einreichen möchten, wird empfohlen, das betreffende Programm und die entsprechende Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen sorgfältig zu lesen.
- Begünstigte. Dies sind alle Personen, die an europäischen Projekten teilnehmen können: öffentliche Einrichtungen, Hochschulen, Forschungszentren, Unternehmen, private Einrichtungen, NRO usw., die in einem der Mitgliedstaaten oder in anderen Ländern ansässig sind, die zur Teilnahme an den Programmen berechtigt sind.
- Partnerschaft. An den Projekten müssen normalerweise mehrere Partner aus verschiedenen Ländern beteiligt sein. In Ausnahmefällen kann es bei einigen Programmen auch nur einen Partner oder Partner aus nur einem Land geben. Der Zweck der Partnerschaft besteht darin, unterschiedliche Erfahrungen und Sensibilitäten zu bündeln, um die festgestellten Probleme auf innovative und synergetische Weise anzugehen. Die Partnerschaft muss den zu erreichenden Zielen und Ergebnissen angemessen sein, d. h. die Partner gehören je nach Art des Projekts in der Regel verschiedenen Bereichen der Gesellschaft an: von öffentlichen Einrichtungen bis zu Forschungsorganisationen, von Privatpersonen bis zu Wirtschaftsverbänden, von Forschungsorganisationen bis zu NRO usw. Um an dem Projekt teilnehmen zu können, müssen die Partner eine angemessene technische und finanzielle Zuverlässigkeit nachweisen. Für jedes Projekt gibt es einen federführenden Partner, dessen Aufgaben darin bestehen, die Projektmaßnahmen zu fördern, die Beziehungen zur Europäischen Kommission oder zur Verwaltungsbehörde zu pflegen sowie die Partnerschaft und die Projektaktivitäten zu koordinieren. Der Lead Partner ist für die Erreichung der Ziele, die Berichterstattung und die Finanzverwaltung verantwortlich. Er ist die einzige Einrichtung, die rechtlich und finanziell für die Durchführung des Projekts gegenüber der Kommission verantwortlich ist, mit der er den Finanzierungsvertrag unterzeichnet. Alle Partner, einschließlich des federführenden Partners, tragen durch ihre spezifischen Aktivitäten und ihr Budget zur Verwirklichung des Projekts bei. Die Partner sind durch den Partnerschaftsvertrag, der die rechtlichen Beziehungen zwischen den Parteien regelt, aneinander und an den Lead Partner gebunden.
- Zeitliche Begrenzung. Die Projekte haben in der Regel eine durchschnittliche Laufzeit von einem bis drei Jahren, je nach Art der mehr oder weniger komplexen Aktivitäten und der Art des Programms.
- Das Budget. Es variiert je nach Programm, Art der durchzuführenden Maßnahmen und Anzahl der beteiligten Partner. Die Beträge können von Tausenden bis zu Millionen von Euro reichen.
- EU-Kofinanzierung. Sie variiert je nach Programm und Art der Aktivitäten, im Durchschnitt liegt sie zwischen 50 und 90 % der förderfähigen Kosten. Die Mitgliedstaaten und/oder Partner müssen zur Finanzierung des Teils beitragen, der nicht durch den EU-Beitrag abgedeckt ist. Außerdem müssen die Partner in der Lage sein, die Zahlung der Ausgaben vorzustrecken, da der Gemeinschaftsbeitrag in der Regel erst nach Zahlung und Bescheinigung der Ausgaben gezahlt wird. Einige Programme sehen finanzielle Vorschüsse vor, um den Start der Aktivitäten zu erleichtern.
Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
Es handelt sich um Aufforderungen zur Einreichung von Projektvorschlägen. Jedes Programm veröffentlicht in regelmäßigen Abständen eigene Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, in denen die zu behandelnden Themen, die zugewiesenen Gesamtmittel, die teilnahmeberechtigten Einrichtungen, die Unterlagen und das Verfahren für die Einreichung des Projekts sowie die Frist angegeben sind. Die Aufforderungen werden im Amtsblatt der Europäischen Union und auf den Websites der jeweiligen Programme veröffentlicht. Weitere Informationen zu den Programmen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen sind auf der Formez-Website zu finden.
Projektvorbereitung
Die Vorbereitung eines Projekts läuft in folgenden Schritten ab
- Identifizierung eines realen Problems oder Bedarfs. Das Projekt muss ein reales Problem lösen oder einen Bedarf in einem bestimmten Interventionssektor oder -gebiet decken. Dieser Tätigkeit muss die gebührende Aufmerksamkeit gewidmet werden. Denn je realer und spürbarer das Problem ist, desto größer ist das Interesse der Partner an der Ausarbeitung und Durchführung des Projekts und desto höher ist folglich die Qualität des Ergebnisses.
- Identifizierung des Programms und der Ausschreibung. Der Projektleiter muss das Programm finden, das am besten geeignet ist, das Problem zu lösen oder den festgestellten Bedarf zu decken, und er muss auch die kohärenteste Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen finden.
- Projektentwurf und Partnersuche. Diese Phase umfasst die Ausarbeitung einer Projektidee, die mit anderen Partnern geteilt werden soll, und die anschließende Ausarbeitung eines detaillierten Projektvorschlags, der die Ziele, Maßnahmen, den Zeitrahmen und das Budget festlegt.
- Einreichung des Projektvorschlags. Innerhalb der in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Frist muss der federführende Partner das Antragsformular (Formular, auf dem das Projekt ausgearbeitet werden soll) und die erforderlichen Unterlagen einreichen.
Bewertung des Projekts
Bewertung und Auswahl der eingereichten Projektvorschläge. Diese Tätigkeit wird direkt von der Europäischen Kommission oder von den zuständigen Programmstellen durchgeführt. Je nach Programm können auch die Mitgliedstaaten und Regionen Stellungnahmen abgeben und zum Bewertungsprozess beitragen. Die ausgewählten Projekte gehen in die Umsetzungsphase über.
Projektdurchführung
Die Durchführung eines Projekts ist durch die folgenden Phasen gekennzeichnet.
- Unterzeichnung des Finanzierungsvertrags. Die Unterzeichnung des Finanzierungsvertrags zwischen dem federführenden Partner und der Europäischen Kommission oder der Verwaltungsbehörde ist die Voraussetzung für den Beginn der Durchführung der Projektaktivitäten.
- Die Projektleitung. Das Projekt beginnt mit einem Kick-off-Meeting, bei dem das Projekt den Interessengruppen, der Öffentlichkeit, den politischen/administrativen Behörden und den Medien vorgestellt wird. Danach nimmt jeder Partner seine Arbeit in Abstimmung mit dem Lead-Partner und den Leitern der Arbeitspakete auf. Die Arbeitspakete treffen sich in regelmäßigen Abständen, um die durchgeführten Aktivitäten und die erzielten Ergebnisse zu besprechen und die nächste Aktivität zu planen. Die Arbeit kann in Workshops und Seminaren vorgestellt werden, die auch für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Das Projekt endet mit einer Abschlusskonferenz, auf der die Ergebnisse vorgestellt und verbreitet werden.
- Information und Öffentlichkeitsarbeit. Während des gesamten Projektmanagements muss auch der Durchführung von Informations- und Publizitätsmaßnahmen besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, wie z. B.: Website, Newsletter, Broschüren, Pressemitteilungen, Veröffentlichungen, Konferenzen usw.
- Finanz- und Tätigkeitsberichte. Die Partner legen dem federführenden Partner in der Regel alle sechs Monate einen detaillierten Bericht über die durchgeführten Aktivitäten und die entstandenen Kosten vor. Der federführende Partner sammelt die Berichte und erstellt einen einzigen Projektbericht, der den zuständigen Behörden übermittelt wird; je nach Programm wird auch der Antrag auf Kostenerstattung eingereicht.
- Überwachung. Da jedes Projekt alle Unterlagen über die getätigten Ausgaben sorgfältig und vollständig aufbewahren muss, variiert das Kontrollsystem von Programm zu Programm. Die Ausgaben in den Projekten der territorialen Zusammenarbeit unterliegen sämtlichen Kontrollverfahren, während in der sektoralen Programmplanung nicht immer Kontrollen erforderlich sind und vielfach von der Höhe der Ausgaben abhängen. Zusätzliche Kontrollen können von den Programmbehörden und/oder der Europäischen Kommission durchgeführt werden.
- Auszahlung des europäischen Beitrags. Auch die Zahlung variiert von Programm zu Programm. Während die territoriale Zusammenarbeit durch ein Erstattungssystem gekennzeichnet ist (d. h. man muss in der Lage sein, die Mittel vorzustrecken), sieht die sektorale Programmplanung auch die Möglichkeit von Vorschusszahlungen vor.