Das vollständige Verfahren zur Erlangung des Trentiner Öko-Restaurant-Gütesiegels sieht wie folgt aus:
- Der interessierte Gastronom lädt den Antrag auf das Zeichen herunter, füllt ihn aus und schickt ihn dann an die für die Erteilung des Zeichens zuständige Stelle, d.h. die Umweltschutzbehörde der Provinz (APPA);
- Der Gastwirt wird von der APPA kontaktiert und vereinbart mit ihr den Termin für den Kontrollbesuch in seinem Betrieb. Im Falle von Gaststättenbetrieben, bei denen die Überprüfung im Betrieb aufgrund der geografischen Lage und/oder der meteorologischen Bedingungen und/oder anderer hinderlicher Gründe innerhalb der erforderlichen Fristen besonders schwierig ist, erfolgt die Überprüfung der Konformität ausschließlich anhand von Unterlagen, unbeschadet der Möglichkeit, nach der Erteilung des Zeichens Überprüfungen im Betrieb durchzuführen (siehe Punkt 8).
- Der Gastronom erwartet die vorbereitende E-Mail für den Kontrollbesuch, in der die APPA das Vereinbarte zusammenfasst und die Unterlagen angibt, die bei der Kontrolle vorgelegt werden müssen. In den Fällen, in denen der Kontrollbesuch aus den unter Punkt 2 genannten Gründen nicht im Betrieb stattfindet, teilt die Prüfstelle dem Gastronomen mit, welche Unterlagen per E-Mail zu übermitteln sind, damit die Konformität ausschließlich anhand von Unterlagen geprüft werden kann.
- Während des Kontrollbesuchs, der im Durchschnitt zwei Stunden dauert, muss der Gastronom seine eigene Struktur und die vom APPA-Prüfer angeforderten Unterlagen zur Verfügung stellen, um die Einhaltung der Anforderungen für die Erteilung des Trentiner Öko-Restaurantzeichens zu überprüfen; der Kontrollbesuch erfolgt in zwei aufeinanderfolgenden Schritten: Die dokumentarische Überprüfung, bei der alle obligatorischen und alle gewählten fakultativen Kriterien überprüft werden und Papierbelege (Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen usw.) zum Nachweis der Einhaltung der Kriterien vorgelegt werden. Visuelle Überprüfung , bei der der Prüfer in Begleitung des Gastronomen einen Rundgang durch den Betrieb macht und die Erfüllung der Kriterien nachweisen muss;
- Der Caterer erhält von der APPA den Bericht über den Überprüfungsbesuch, in dem alle während der Überprüfungsphase aufgetretenen Nichtkonformitäten aufgeführt sind;
- Falls Nichtkonformitäten festgestellt werden, ergreift der Caterer Abhilfemaßnahmen und übermittelt der APPA innerhalb von 30 Tagen den Nachweis, dass die Nichtkonformitäten behoben worden sind;
- Werden bei der Überprüfung keine Mängel festgestellt oder werden diese innerhalb von 30 Tagen beseitigt, erhält der Gastronom von der APPA das Trentiner Öko-Restaurant-Siegel;
- Nach der Verleihung werden regelmäßige Kontrollen durchgeführt, auch ohne Vorankündigung, um festzustellen, ob die Kriterien weiterhin eingehalten werden; andernfalls setzt die APPA die Verwendung des Zeichens aus. Wird die Nichteinhaltung der Kriterien innerhalb des festgelegten Zeitrahmens festgestellt, reaktiviert die APPA die Verwendung des Zeichens, andernfalls zieht sie das Zeichen zurück, und der Gastronom, der Inhaber war, kann es frühestens sechs Monate nach dem Datum des Entzugs erneut beantragen.
Im Falle von Catering-Dienstleistungen ist das Verfahren identisch, mit dem Unterschied, dass es eine spezifische Spezifikation und ein Antragsformular gibt.