L’iter completo per l'ottenimento del marchio Ecoristorazione Trentino è il seguente:
- Il ristoratore interessato scarica la domanda di rilascio del marchio, la compila e poi la invia alla struttura incaricata del rilascio, ovvero l'Agenzia provinciale per la protezione dell'ambiente (APPA);
- Il ristoratore viene ricontattato da APPA, con cui concorda la data della visita di verifica presso l’esercizio. In caso di esercizi ristorativi per i quali, a causa della collocazione geografica e/o delle condizioni meteorologiche e/o altre cause impeditive, la verifica presso l’esercizio risulti particolarmente difficoltosa nei termini necessari, l’accertamento della conformità avverrà esclusivamente per via documentale, restando sempre salva la possibilità di svolgere presso l’esercizio verifiche successive al rilascio del marchio (v. punto 8).
- Il ristoratore attende la e-mail preparatoria alla visita di verifica, nella quale APPA riassume quanto concordato, indicando i documenti che sarà necessario mettere a disposizione durante la verifica. Nei casi in cui, per i motivi indicati al punto 2, non abbia luogo la verifica presso l’esercizio, il verificatore indicherà al ristoratore i documenti da trasmettere via e-mail per consentire l’accertamento della conformità in via esclusivamente documentale.
- Durante la visita di verifica, che mediamente ha la durata di due ore, il ristoratore dovrà mettere a disposizione la propria struttura e i documenti richiesti dal verificatore di APPA, con l’obiettivo di accertare la conformità ai requisiti richiesti per il rilascio del marchio Ecoristorazione Trentino; la visita di verifica si svolge infatti in due step sequenziali: Verifica documentale, durante la quale si passano in rassegna tutti i criteri obbligatori e tutti i criteri facoltativi scelti e si forniscono prove cartacee (bolle di consegna, ricevute, fatture, ecc.) a supporto della soddisfazione dei criteri stessi; Verifica visiva durante la quale il verificatore effettua un giro ispettivo dell’esercizio, accompagnato dal ristoratore, il quale è tenuto a mostrare le modalità di soddisfazione dei criteri;
- Il ristoratore riceve il Verbale della visita di verifica da parte di APPA, nel quale vengono riportate le eventuali non conformità emerse in fase di verifica;
- Nel caso in cui siano presenti delle non conformità, il ristoratore ricorre a misure correttive ed entro 30 giorni invia ad APPA le prove che testimoniano l’avvenuta correzione delle non conformità;
- Nel caso in cui durante la visita di verifica non emergano non conformità, o nel caso in cui queste vengano rimosse entro i 30 giorni, il ristoratore riceve da parte di APPA il marchio Ecoristorazione Trentino;
- Dopo il rilascio, vengono effettuate verifiche periodiche anche senza preavviso finalizzate a rilevare il mantenimento della conformità ai criteri, in assenza della quale APPA sospende l’utilizzo del marchio. In caso di rientro delle non conformità secondo le tempistiche stabilite, APPA riattiva l’utilizzo del marchio, in caso contrario ritira il marchio e il ristoratore che ne era titolare può tornare a farne nuova richiesta non prima di 6 mesi dalla data del ritiro.
Nel caso dei servizi di catering, l'iter è identico, eccettuato il fatto che sono previsti un disciplinare e un modulo di richiesta specifici.