Autorizzazione allo scarto di documenti d'archivio

Il Codice dei beni culturali (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42) include lo scarto di documenti d’archivio tra le attività soggette a tutela che necessitano di autorizzazione preventiva (art. 21,comma 1, lett. d).
Il Decreto legislativo 42/2004, all’art. 21, comma 1 lettera d), prevede che lo scarto dei documenti degli archivi pubblici debba essere preventivamente autorizzato dalla competente Soprintendenza. Deve essere altresì autorizzato dalla competente Soprintendenza lo scarto dei documenti appartenenti agli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse storico particolarmente importante ai sensi dell’art. 13 dello stesso Decreto legislativo.
Ai sensi degli artt. 1 e 2 del D.P.R. 690/1973 e s.m. (in particolare il D.Lgs. 506/1998), la Provincia autonoma di Trento esercita le competenze degli organi centrali e periferici dello Stato in materia di ordinamento, tutela, vigilanza, conservazione, custodia e manutenzione del patrimonio storico artistico e popolare. Tali competenze riguardano anche gli archivi e i documenti della Provincia, dei suoi enti funzionali, dei comuni e degli altri enti locali, degli altri enti pubblici per le materie di competenza della Provincia, nonché gli archivi e i documenti dei privati dichiarati di notevole interesse storico.

Per la Provincia autonoma di Trento la struttura competente a rilasciare tale autorizzazione è l’UMST Soprintendenza per i beni e le attività culturali e in particolare l’Ufficio beni archivistici, librari e Archivio provinciale.

L’inadempimento dell’obbligo di ottenere l’autorizzazione allo scarto di documenti d’archivio, prima dell’eliminazione degli stessi, comporta le sanzioni previste dagli artt. 169 e 180 del D.Lgs. 42/2004.

•  enti pubblici territoriali (Comuni, Comunità di valle);
•  enti funzionali della Provincia;
•  Azienda provinciale per i servizi sanitari;
•  istituzioni scolastiche;
•  altri enti pubblici per le materie di competenza della Provincia;
•  soggetti privati, persone fisiche o giuridiche, proprietari di archivi e documenti per cui sia intervenuta la dichiarazione di interesse storico particolarmente importante ai sensi dell’art. 13 del Decreto legislativo 42/2004 o della Legge provinciale 11/1992.

Per richiedere l’autorizzazione è necessario compilare il modulo dedicato e la proposta di scarto. Nell’istanza vanno indicati: i dati personali del richiedente e dell’ente rappresentato (nel caso di legali rappresentanti di enti pubblici) e i propri recapiti. Va inoltre resa la dichiarazione in merito al fatto che l’uso amministrativo degli atti proposti per lo scarto è cessato e che non esistono controversie o accertamenti da parte dell’autorità giudiziaria e/o amministrativa che ne
richiedano l’utilizzo.
Il modulo compilato contenente l’istanza, con i relativi allegati sotto specificati, dev’essere inviato all’UMST Soprintendenza per i beni e le attività culturali all’indirizzo pec:
umst.soprintendenza@pec.provincia.tn.it.

Il modulo per la proposta di scarto viene reso disponibile in formato PDF compilabile ma anche in formato aperto, per agevolarne la compilazione. La proposta di scarto deve essere inviata alla casella PEC dell’UMST Soprintendenza, come allegato all’istanza, in formato PDF; a tale formato si chiede di aggiungere la medesima proposta di scarto in formato aperto, per l’inserimento delle prescrizioni, in merito alle singole voci, dell’Ufficio beni archivistici, librari e Archivio provinciale. La proposta di scarto in formato aperto non potrà in ogni caso sostituire quella in formato PDF, valido ai fini giuridici.
Tutti i modelli messi a disposizione in formato PDF compilabile, prima dell'invio dell'istanza, dovranno essere resi immodificabili mediante la conversione in formato PDF/A.

Per il rilascio dell’autorizzazione allo scarto di documenti d’archivio deve essere presentata la seguente documentazione:

• istanza di autorizzazione allo scarto;
• proposta di scarto;
• informativa ex art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016;
• fotocopia di un documento d’identità del richiedente (necessaria nel caso di privati, se la domanda è sottoscritta con firma autografa e non in presenza del dipendente addetto.

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