Accesso ai documenti amministrativi / Accesso documentale

L'art. 22 della Legge n. 241/1990, permette a chiunque di richiedere documenti, dati e informazioni detenuti da una Pubblica Amministrazione riguardanti attività di pubblico interesse purché il soggetto che lo richiede abbia un interesse diretto, concreto e attuale rispetto al documento stesso. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi (cd. accesso documentale) è il diritto di prendere visione e di estrarre copia dei documenti amministrativi è disciplinato a livello provinciale dall’art. 32 della legge provinciale 30 novembre 1992, 23. Si considera documento amministrativo ogni rappresentazione grafica di atti formali, creati dalla Provincia o dalla stessa utilizzati per svolgere l’attività amministrativa.

Il regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi è rappresentato dal decreto del Presidente della Provincia 5 luglio 2007, n. 17-97/Leg dove all'art. 4 comma 2 il controinteressato può presentare opposizione entro dieci giorni dalla comunicazione.

E' previsto un diritto di accesso differenziato per gli ATTI DI GARA. Esso è previsto dall'art. 53 del D.Lgs. n. 50/2016, che detta appunto una disciplina speciale differenziata rispetto alla Legge n. 241/1990.

a) il comma 2, lett. da a) a d) ed il comma 3 riguardano il differimento dell’accesso per distinte tipologie di atti, con indicazione del termine del differimento stesso;

b) i commi 5 e 6, con disposizione corretta con errata corrige del 15 luglio 2016 e poi dal D.Lgs. “correttivo” n. 56/2017, si occupano poi delle ipotesi di esclusione dall’accesso.

La domanda di accesso ai documenti amministrativi può essere presentata da tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, titolari di un interesse:

• diretto: ossia personale, che deve cioè appartenere alla sfera del richiedente e non ad altri soggetti
• concreto: è necessario un collegamento tra til richiedente ed un bene della vita coinvolto dall'atto o dal documento
• attuale: in riferimento alla richiesta di accesso ai documenti
• corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l'accesso.

La domanda di accesso ai documenti amministrativi può essere presentata direttamente dal titolare dell’interesse diretto, concreto e attuale oppure tramite un rappresentante, previa indicazione nella domanda dei poteri di rappresentanza.
La domanda, ai sensi dell’art 32 della legge provinciale n. 23 del 1992 e dell’art. 3 del decreto del Presidente della Provincia n. 17 del 2007, deve essere motivata in relazione alla sussistenza di un collegamento diretto tra la situazione giuridica da tutelare e il documento al quale è richiesto l’accesso. La motivazione della richiesta di accesso non è necessaria se a presentare al domanda è il destinatario del provvedimento finale o un soggetto che per legge deve intervenire nel procedimento.
Con la stessa domanda possono essere richiesti anche più documenti.

La domanda di accesso deve contenere i seguenti elementi:

• nome, cognome ed indirizzo
• l’indicazione dei documenti cui si vuole accedere e di tutti gli altri elementi necessari per l'identificazione degli stessi
• la motivazione, se necessaria
• il modo in cui si intende esercitare l’accesso (visione, trascrizione manuale, estrazione di copia, esperimento congiunto di tali operazioni)
• la richiesta in ordine all’eventuale rilascio di copia conforme all’originale
• la data e la firma de richiedente

La domanda non è soggetta all’imposta di bollo, salvo il caso in cui sia richiesta copia conforme all’originale (copia autentica) di un documento. In questo caso si dovrà apporre la marca da bollo sia sulla domanda di accesso che sulla copia conforme rilasciata.

Modalità di presentazione e di trasmissione della domanda di accesso ai documenti amministrativi
La richiesta deve essere presentata alla struttura provinciale che ha formato il documento o che lo ha utilizzato per svolgere l’attività amministrativa.
La richiesta può essere presentata alla struttura competente tramite:

1. posta elettronica o posta elettronica certificata;
2. consegna a mano;
3. servizio postale.

I recapiti di tutti gli uffici dell’amministrazione provinciale sono consultabili tramite la Guida agli Uffici.
L’amministrazione ha tempo trenta giorni di tempo dalla data di ricevimento della domanda di accesso (salvi i casi di prolungamento del termine per la tutela dei controinteressati) per disporre l’accoglimento totale o parziale, il rifiuto o il differimento dell’accesso. Se il termine di trenta giorni scade senza che l’amministrazione abbia risposto, la domanda si intende rifiutata.

In caso di irregolarità o incompletezza della domanda, l’amministrazione consente al richiedente di regolarizzarla. La richiesta di regolarizzazione sospende i trenta giorni a disposizione della Provincia per decidere in merito. La sospensione decorre dalla data di invio della richiesta di regolarizzazione fino al ricevimento di quanto richiesto, o comunque fino alla scadenza del termine che è stato assegnato per regolarizzare la domanda.

Possibili esiti:

Accoglimento
L'accoglimento viene comunicato al richiedente con mezzo idoneo a comprovarne la ricezione e deve indicare:

• l’ufficio presso cui è possibile accedere ai documenti
• l’orario di apertura al pubblico
• il termine di quaranta giorni entro entro il quale esercitare il diritto di accesso

Accoglimento parziale (o limitazione dell’accesso)
La Provincia, con provvedimento motivato, concede l’accesso limitatamente ad una o più parti del documento oggetto della domanda e non allo stesso nella sua interezza.

Differimento
La Provincia, con provvedimento motivato, nega l’accesso per un periodo di tempo determinato - indicato nella risposta alla domanda – nel caso di documenti la cui conoscenza possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa. Il provvedimento indica la data a partire dalla quale può essere effettuato l’accesso ai documenti richiesti nonchè i rimedi utilizzabili contro il differimento.

Rifiuto
La Provincia, con provvedimento motivato, rifiuta l’accesso secondo quanto indicato nell’art. 32 bis, comma 1, della legge provinciale n. 23 del 1992. Il provvedimento indica anche i rimedi utilizzabili contro il rifiuto.

Rimedi
Contro i provvedimenti di rifiuto (espresso o tacito), ma anche di differimento dell'accesso,il richiedente può presentare ricorso in sede giurisdizionale al Tribunale regionale di giustizia amministrativa di Trento, oppure ricorso gerarchico amministrativo alla Giunta provinciale. In alternativa a quest’ultimo, potrà essere anche presentata richiesta di riesame al difensore civico, entro trenta giorni dal provvedimento di diniego o di differimento.