El procedimiento completo para obtener el distintivo de restaurante ecológico del Trentino es el siguiente:
- El restaurador interesado descarga la solicitud del distintivo, la rellena y la envía a la estructura encargada de su expedición, es decir, la Agencia Provincial de Protección del Medio Ambiente (APPA);
- El restaurador es contactado por la APPA, con la que acuerda la fecha de la visita de verificación al establecimiento. En el caso de los negocios de restauración para los que, debido a la situación geográfica y/o a las condiciones meteorológicas y/u otras causas que lo impidan, la verificación en el negocio resulte especialmente difícil en los plazos necesarios, la verificación de la conformidad se realizará exclusivamente mediante documentación, sin perjuicio de la posibilidad de realizar verificaciones en el negocio con posterioridad a la expedición de la marca (ver punto 8).
- El restaurador queda a la espera de recibir el correo electrónico preparatorio de la visita de verificación, en el que APPA resume lo acordado, indicando los documentos que se le requerirán durante la verificación. En los casos en que, por las razones indicadas en el punto 2, la visita de verificación no tenga lugar en el establecimiento comercial, el verificador indicará al restaurador los documentos que deberá transmitir por correo electrónico para permitir la verificación de la conformidad exclusivamente por medios documentales.
- Durante la visita de verificación, que dura una media de dos horas, el restaurador debe poner a disposición su propia estructura y los documentos solicitados por el verificador de la APPA, con el fin de comprobar el cumplimiento de los requisitos para la concesión de la marca Trentino Eco-restaurante; de hecho, la visita de verificación se lleva a cabo en dos fases secuenciales: Verificación documental , durante la cual se revisan todos los criterios obligatorios y todos los criterios opcionales elegidos y se aportan pruebas en papel (albaranes, recibos, facturas, etc.) que acrediten el cumplimiento de los criterios.Verificación visual , durante la cual el verificador realiza una visita de inspección del establecimiento, acompañado por el restaurador, que debe demostrar cómo se han cumplido los criterios;
- El proveedor recibe el informe de la visita de verificación de la APPA, en el que se informa de cualquier no conformidad que haya surgido durante la fase de verificación;
- En caso de que existan irregularidades, el proveedor adoptará medidas correctoras y, en un plazo de 30 días, enviará a la APPA pruebas de que las irregularidades se han corregido;
- Si no surgen no conformidades durante la visita de verificación, o si se eliminan en un plazo de 30 días, el restaurador recibe la marca Trentino Eco-restaurant de APPA;
- Tras la expedición, se realizan inspecciones periódicas, incluso sin previo aviso, para detectar el mantenimiento del cumplimiento de los criterios, en caso contrario APPA suspende el uso de la marca. En caso de retorno del incumplimiento en los plazos establecidos, APPA reactiva el uso de la marca, en caso contrario retira la marca y el restaurador que fuera titular puede volver a solicitarla no antes de 6 meses desde la fecha de retirada.
En el caso de los servicios de restauración, el proceso es idéntico, salvo que existe un pliego de condiciones y un formulario de solicitud.