Autorización para descartar documentos de archivo

El Código del Patrimonio Cultural (Decreto Legislativo 42 de 22 de enero de 2004) incluye la eliminación de documentos de archivo entre las actividades sujetas a protección que requieren autorización previa (Art. 21(1)(d)).
El Art. 21(1)(d) del Decreto Legislativo 42/2004 establece que la eliminación de documentos de archivos públicos debe ser autorizada previamente por la Superintendencia competente. La Superintendencia competente también debe autorizar la eliminación de documentos pertenecientes a archivos privados para los que se haya formulado una declaración de interés histórico especialmente importante de conformidad con el artículo 13 del mismo Decreto Legislativo.
De conformidad con los artículos 1 y 2 del Decreto Presidencial 690/1973 modificado (en particular el Decreto Legislativo 506/1998), la Provincia Autónoma de Trento ejerce las competencias de los órganos centrales y periféricos del Estado en materia de organización, protección, vigilancia, conservación, custodia y mantenimiento del patrimonio histórico, artístico y popular. Estas competencias se extienden también a los archivos y documentos de la Provincia, de sus órganos funcionales, de los municipios y demás entes locales, de otros entes públicos en materias de competencia de la Provincia, así como a los archivos y documentos de particulares declarados de notable interés histórico.

En el caso de la Provincia Autónoma de Trento, la estructura competente para expedir esta autorización es el Servicio Técnico de la Superintendencia para los Bienes Culturales y, en particular, la Oficina para los Bienes Archivísticos y del Libro y los Archivos Provinciales.

El incumplimiento de la obligación de obtener autorización para descartar documentos de archivo, con carácter previo a su eliminación, conlleva las sanciones previstas en los artículos 169 y 180 del Decreto Legislativo 42/2004.

• organismos públicos territoriales (municipios, comunidades de valle);
• organismos funcionales de la provincia
• agencia provincial de servicios sanitarios
• instituciones educativas;
• otros organismos públicos en materias de competencia de la Provincia;
• entidades privadas, personas físicas o jurídicas, titulares de archivos y documentos para los que se haya formulado una declaración de interés histórico especialmente importante en virtud del artículo 13 del Decreto Legislativo 42/2004 o de la Ley Foral 11/1992.

Para solicitar la autorización, debe cumplimentar el formulario específico y la propuesta de denegación. La solicitud debe indicar: los datos personales del solicitante y de la entidad representada (en el caso de representantes legales de entidades públicas) y sus datos de contacto. También deberá declararse que ha cesado el uso administrativo de los documentos propuestos para su descarte y que no existen litigios o investigaciones por parte de autoridades judiciales y/o administrativas que requieran su uso.
requieren su uso.
El formulario de solicitud cumplimentado, junto con los anexos que se especifican a continuación, deberá enviarse a la Soprintendenza per i beni e le attività culturali de la UMST, a la dirección pec.
serv.soprintendenza@pec.provincia.tn.it.

El formulario de propuesta de rechazo está disponible en formato PDF rellenable, pero también en formato abierto para facilitar su cumplimentación. La propuesta de descarte debe enviarse a la casilla PEC del Servicio Técnico de la Soprintendenza, como archivo adjunto a la solicitud, en formato PDF; a este formato se solicita añadir la misma propuesta de descarte en formato abierto, para la inserción de las prescripciones, relativas a las piezas individuales, de la Oficina de Bienes Archivísticos y del Libro y de los Archivos Provinciales. La propuesta de descarte en formato abierto no puede sustituir en ningún caso a la propuesta en formato PDF, que es válida a efectos legales.
Todas las plantillas disponibles en formato PDF rellenable deben hacerse inalterables mediante conversión a formato PDF/A antes de enviar la solicitud.

Para obtener la autorización de descartar documentos de archivo deben presentarse los siguientes documentos:

• solicitud de autorización de eliminación
• propuesta de descarte
• notificación de conformidad con el art. 13 del Reglamento UE nº 679/2016;
• fotocopia de un documento de identidad del solicitante (necesario en el caso de particulares, si la solicitud se firma con firma manuscrita y no en presencia del empleado encargado.

ninguno