Acceso a los documentos administrativos / Acceso documental

El artículo 22 de la Ley 241/1990 permite a cualquier persona solicitar documentos, datos e información que obren en poder de una Administración Pública relativos a actividades de interés público, siempre que la persona que formule la solicitud tenga un interés directo, concreto y actual en el propio documento. El derecho de acceso a los documentos administrativos (llamado acceso documental) es el derecho a ver y sacar copias de los documentos administrativos y está regulado a nivel provincial por el artículo 32 de la Ley Foral 23 de 30 de noviembre de 1992. Se considera documento administrativo toda representación gráfica de actos formales, creada por la Provincia o utilizada por ésta para el ejercicio de actividades administrativas.

La normativa que regula las modalidades de ejercicio y los casos de exclusión del derecho de acceso a los documentos administrativos está representada por el Decreto del Presidente de la Provincia de 5 de julio de 2007, n° 17-97/Leg, donde en el art. 4, párrafo 2, la parte contraria puede presentar una oposición en el plazo de diez días a partir de la notificación.

Se prevé un derecho de acceso diferenciado para los ACTOS DE LICITACIÓN. Está previsto en el art. 53 del Decreto Legislativo n.º 50/2016, que dicta precisamente una especial disciplina diferenciada respecto a la Ley n.º 241/1990.

a) Las letras a) a d) del apartado 2 y el apartado 3 se refieren al aplazamiento del acceso para distintos tipos de documentos, con indicación del plazo de dicho aplazamiento;

b) Los apartados 5 y 6, con disposición corregida por fe de erratas de 15 de julio de 2016 y luego por el Decreto Legislativo "correctivo" n.º 56/2017, tratan a continuación de las hipótesis de exclusión del acceso.

Puede presentar una solicitud de acceso a documentos administrativos cualquier particular, incluidos los que tengan un interés público o difuso, que tenga un interés

• directo: es decir, personal, que debe pertenecer a la esfera del solicitante y no a otras personas
• concreto: se requiere un vínculo entre el solicitante y un bien de la vida afectado por el acto o documento
• actual: referido a la solicitud de acceso a documentos
• correspondientea una situación jurídicamente protegida y vinculada al documento cuyo acceso se solicita.

La solicitud de acceso a documentos administrativos podrá realizarse directamente por el titular del interés directo, concreto y actual o a través de representante, previa indicación en la solicitud de las facultades de representación.
De conformidad con el art. 32 de la Ley Foral nº 23 de 1992 y el art. 3 del Decreto del Presidente de la Provincia nº 17 de 2007, la solicitud deberá estar motivada por la existencia de un vínculo directo entre la situación jurídica que se pretende proteger y el documento cuyo acceso se solicita. No será necesaria la justificación de la solicitud de acceso cuando el solicitante sea el destinatario de la medida definitiva o una persona que por ley deba intervenir en el procedimiento.
También pueden solicitarse varios documentos con la misma solicitud.

La solicitud de acceso deberá contener los siguientes elementos

• nombre, apellidos y dirección
• indicación de los documentos a los que se solicita el acceso y cualquier otra información necesaria para su identificación
• los motivos, en su caso
• la forma en que debe ejercerse el acceso (consulta, transcripción manual, extracción de una copia, ejercicio conjunto de estas operaciones)
• la solicitud de expedición de una copia fiel del original
• la fecha y la firma del solicitante

La solicitud no está sujeta al impuesto sobre actos jurídicos documentados, a menos que se pida una copia auténtica del original(copia certificada) de un documento. En este caso, deberá estamparse un sello fiscal tanto en la solicitud como en la copia certificada que se expida.

Procedimiento de presentación y envío de la solicitud de acceso a documentos administrativos
La solicitud debe presentarse ante la estructura provincial que ha formado el documento o lo ha utilizado para llevar a cabo la actividad administrativa.
La solicitud puede presentarse a la estructura competente por

1. correo electrónico o correo electrónico certificado
2. entrega en mano;
3. servicio postal.

Los datos de contacto de todas las oficinas de la administración provincial se encuentran en la Guía de Oficinas.
La administración dispone de treinta días a partir de la fecha de recepción de la solicitud de acceso (salvo en los casos de prórroga del plazo para la protección de los interesados) para decidir si concede el acceso total o parcialmente, lo deniega o lo aplaza. Si el plazo de treinta días expira sin que la administración haya contestado, la solicitud se considerará denegada.

Si la solicitud es irregular o incompleta, la administración permite al solicitante regularizarla. La solicitud de regularización suspende el plazo de treinta días de que dispone la Provincia para pronunciarse al respecto. La suspensión correrá desde la fecha de envío de la solicitud de regularización hasta la recepción de lo solicitado o, en cualquier caso, hasta la expiración del plazo que se haya fijado para regularizar la solicitud.

Posibles resultados:

Aceptación
El acuse de recibo se comunica al solicitante por un medio de prueba adecuado y debe indicar

• la oficina en la que pueden consultarse los documentos
• el horario de apertura al público
• el plazo de 40 días en el que debe ejercerse el derecho de acceso.

Aceptación parcial (o limitación del acceso)
La Provincia, mediante decisión motivada, concede el acceso limitado a una o varias partes del documento objeto de la solicitud y no al documento en su totalidad.

Aplazamiento
La Provincia, mediante decisión motivada, deniega el acceso durante un plazo determinado -indicado en la respuesta a la solicitud- cuando se trate de documentos cuyo conocimiento pueda impedir u obstaculizar gravemente la realización de una actuación administrativa. La medida indica la fecha a partir de la cual puede concederse el acceso a los documentos solicitados, así como los recursos que pueden interponerse contra la denegación.

Denegación
La Provincia, mediante resolución motivada, deniega el acceso de conformidad con el apartado 1 del artículo 32 bis de la Ley Provincial nº 23 de 1992. La medida también indica los recursos que pueden utilizarse contra la denegación.

Recursos
Contra las medidas de denegación (expresa o tácita), pero también de aplazamiento del acceso, el solicitante puede interponer un recurso judicial ante el Tribunal Regional de Justicia Administrativa de Trento, o un recurso jerárquico administrativo ante el Consejo Provincial. Como alternativa a este último, también se puede presentar una solicitud de reconsideración ante el Defensor del Pueblo, en un plazo de treinta días a partir de la denegación o la medida de aplazamiento.