Descripción
Los elementos que figuran a continuación son indicativos. De hecho, varían de un programa a otro y de una convocatoria a otra. No obstante, se considera oportuno facilitar información que pueda servir de orientación al lector. Para quienes deseen presentar un proyecto, se recomienda una lectura atenta del programa de interés y de la convocatoria correspondiente.
- Beneficiarios. Son todos aquellos que pueden participar en proyectos europeos: organismos públicos, universidades, centros de investigación, empresas, entidades privadas, ONG, etc. que tengan su sede en alguno de los Estados miembros, o en otros países autorizados a participar en los programas.
- Asociación. Normalmente, los proyectos deben contar con la participación de varios socios de diferentes países. Excepcionalmente, en algunos programas puede haber un solo socio, o socios de un solo país. El objetivo de la asociación es poner en común diferentes experiencias y sensibilidades que permitan abordar los problemas identificados de forma innovadora y sinérgica. La asociación debe adecuarse a los objetivos y resultados que se pretenden alcanzar, es decir, los socios suelen pertenecer a distintos sectores de la sociedad en función del tipo de proyecto: desde organismos públicos a organizaciones de investigación, desde particulares a asociaciones comerciales, desde organizaciones de investigación a ONG, etc. Para participar en el proyecto, los socios deben demostrar una fiabilidad técnica y financiera adecuada. Para cada proyecto hay un Jefe de Fila cuyas tareas son promover la acción del proyecto, gestionar las relaciones con la Comisión Europea o la Autoridad de Gestión, coordinar el partenariado y las actividades del proyecto. El Jefe de Fila es responsable de la consecución de los objetivos, la presentación de informes y la gestión financiera. Es la única entidad legal y financieramente responsable de la ejecución del proyecto frente a la Comisión con la que firma el contrato de financiación. Todos los socios, incluido el Jefe de Fila, contribuyen a la realización del proyecto mediante sus actividades específicas y su presupuesto. Los socios están vinculados entre sí y con el Jefe de Fila a través del contrato de partenariado que regula la relación jurídica entre las partes.
- Duración. Los proyectos suelen tener una duración media de entre uno y tres años, dependiendo del tipo de actividad más o menos compleja que se vaya a realizar y del tipo de programa.
- Presupuesto. Varía en función del programa, el tipo de acciones a realizar y el número de socios implicados. Las cantidades pueden oscilar entre miles y millones de euros.
- Cofinanciación de la UE. Varía en función de los programas y el tipo de actividades, por término medio se sitúa entre el 50% y el 90% de los costes subvencionables. Los Estados miembros y/o los socios deben contribuir a financiar la parte no cubierta por la contribución de la UE. Además, los socios deben tener capacidad para adelantar el pago de los gastos, ya que la contribución comunitaria se abona normalmente después de que los gastos hayan sido pagados y certificados. Algunos programas prevén anticipos financieros para facilitar el inicio de las actividades.
Convocatorias de propuestas
Se trata de convocatorias de propuestas de proyectos. Cada programa publica periódicamente sus propias convocatorias de propuestas en las que se especifican los temas que se abordarán, el presupuesto total asignado, las entidades que pueden participar, los documentos y el procedimiento para presentar el proyecto y la fecha límite. Las convocatorias se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea y en las páginas web de los respectivos programas. Encontrará más información sobre los programas y las convocatorias en el sitio web de Formez.
Preparación de proyectos
La preparación de un proyecto pasa por los siguientes pasos
- Identificación de un problema o necesidad real. El proyecto debe resolver un problema real o satisfacer una necesidad en un sector o área de intervención específicos. Debe prestarse la debida atención a esta actividad. De hecho, cuanto más real y sentido sea el problema, mayor será el interés de los socios en la elaboración y ejecución del proyecto y, en consecuencia, mayor será la calidad del resultado.
- Identificar el programa y la convocatoria. El gestor del proyecto debe encontrar el programa más adecuado para resolver el problema o satisfacer la necesidad identificada y también debe buscar la convocatoria de propuestas más coherente.
- Diseño del proyecto y búsqueda de socios. Esta fase implica la elaboración de una idea de proyecto que se compartirá con otros socios, y la posterior redacción de una propuesta de proyecto detallada que identifique los objetivos, las acciones, el calendario y el presupuesto.
- Presentación de la propuesta de proyecto. En el plazo establecido en la convocatoria de propuestas, el Jefe de Fila debe presentar el formulario de solicitud (formulario en el que se redactará el proyecto) y la documentación requerida.
Evaluación del proyecto
Evaluación y selección de las propuestas de proyecto presentadas. Esta actividad la lleva a cabo directamente la Comisión Europea o los organismos competentes del programa. Dependiendo del programa, los Estados miembros y las regiones también pueden expresar opiniones y contribuir al proceso de evaluación. Los proyectos seleccionados pasan a la fase de ejecución.
Ejecución del proyecto
La ejecución de un proyecto se caracteriza por las siguientes fases.
- Firma del contrato de financiación. La firma del contrato de financiación entre el Jefe de Fila y la Comisión Europea o la Autoridad de Gestión es la condición previa para iniciar la ejecución de las actividades del proyecto.
- Gestión del proyecto. El proyecto comienza con una reunión de lanzamiento, una reunión en la que se presenta el proyecto a las partes interesadas, al público, a las autoridades políticas/administrativas y a los medios de comunicación. A continuación, cada socio comienza su trabajo en coordinación con el socio principal y los líderes de los paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo se reúnen periódicamente para debatir las actividades realizadas y los resultados obtenidos y planificar la siguiente actividad. El trabajo puede presentarse en talleres y seminarios abiertos al público. El proyecto finaliza con una conferencia final para la presentación y difusión de los resultados.
- Información y publicidad. A lo largo de la gestión del proyecto, también debe prestarse especial atención a la aplicación de medidas de información y publicidad como: página web, boletines, folletos, comunicados de prensa, publicaciones, conferencias, etc.
- Informes financieros y de actividad. Los socios presentan al Jefe de Fila, normalmente cada seis meses, un informe detallado sobre las actividades realizadas y los gastos incurridos. El Jefe de Fila recopila los informes y elabora un único informe del proyecto que se envía a las Autoridades competentes y, en función de los programas, también se presenta la solicitud de reembolso.
- Seguimiento. Dado que cada proyecto debe conservar minuciosa y completamente toda la documentación de los gastos efectuados, el sistema de control varía entonces de un programa a otro. En los proyectos de programación de la cooperación territorial, todos los gastos están sujetos a procedimientos de control, mientras que en la programación sectorial, los controles no siempre son necesarios y dependen muchas veces del importe de los gastos. Las autoridades del programa y/o la Comisión Europea pueden llevar a cabo controles adicionales.
- Pago de la contribución europea. El pago también varía de un programa a otro. Mientras que la cooperación territorial se caracteriza por un sistema de reembolso (es decir, hay que tener capacidad para anticipar los recursos), la programación sectorial también prevé la posibilidad de anticipos.