Descripción
En un momento de fuerte impulso a la digitalización de los procesos y documentos de las Administraciones Públicas, el Código de la Administración Digital, fuente normativa primaria en la materia, ha establecido que los documentos producidos por las Administraciones Públicas por medios informáticos deben almacenarse también digitalmente(artículo 43, apartado 3, del Decreto Legislativo nº 82, de 7 de marzo de 2005, en su versión modificada) , excluyendo así las prácticas de materialización/impresión de documentos informáticos a efectos de su conservación a largo plazo, cuando así esté previsto.
Las actividades de preservación a largo plazo de los documentos informatizados pueden ser realizadas por los organismos públicos internamente, estableciendo un sistema de preservación conforme a la normativa, o delegando el proceso de preservación en un preservador externo(Agenzia per l'Italia Digitale - AgID: Directrices sobre la formación, gestión y preservación de documentos informatizados, apartado 4.3 ).
Desde el 1 de marzo de 2015, la Provincia Autónoma de Trento delega desde hace varios años el proceso de preservación de sus documentos informáticos en el Polo Archivístico Regional Emilia-Romagna - ParER sobre la base de un convenio específico de colaboración interinstitucional (véase la Resolución del Consejo Provincial nº 2219 de 15 de diciembre de 2014 ).
A partir del 1 de julio de 2019, la Provincia Autónoma de Trento almacenará sus documentos informáticos internamente, según un modelo organizativo propio, pero utilizando la infraestructura tecnológica del Polo Archivístico de Emilia-Romaña, que sigue siendo el socio fundamental del PAT también para la conservación de los documentos de las demás entidades del sistema público trentino (véase Resolución del Consejo Provincial nº 828 de 7 de junio de 2019 y Resolución del Consejo Provincial nº 853 de 25 de junio de 2020 )
La adquisición de conocimientos y competencias en materia de preservación digital en el seno de las estructuras administrativas provinciales implicadas (Oficina para los Bienes Archivísticos y del Libro y Archivos Provinciales de la Superintendencia para los Bienes Culturales; Oficina de Digitalización de la Unidad de Misión Estratégica Simplificación y Digitalización) forma parte de un proceso más amplio dirigido a la creación de un polo archivístico digital territorial en Trentino, objetivo fijado por el legislador provincial en el artículo 13 de la Ley Provincial nº 16 de 27 de julio de 2012 .
El Centro de Archivo Digital del Trentino funcionará para los organismos del sistema público del Trentino.
Para que una entidad pueda llevar a cabo la preservación digital de documentos por cuenta de terceros, la legislación actualmente en vigor prevé un procedimiento de acreditación ante la Agencia para la Italia Digital - AgID, pero este procedimiento será sin embargo revisado y sustituido por otro método de cualificación más acorde con los dictados de la legislación europea y, en particular, con el Reglamento UE nº 910/2014 .
En cualquier caso, se prevé que la entidad que solicite ser registrador en nombre de terceros obtenga la certificación de máxima calidad del sistema de gestión de la seguridad de la información de conformidad con la norma ISO/IEC 27001 .
La Provincia Autónoma de Trento apoyará las auditorías para la certificación ISO/IEC 27001 durante los meses de marzo a mayo de 2021.
Para más información sobre la documentación pertinente, consulte el siguiente enlace: https://www.cultura.trentino.it/Il-Dipartimento/Soprintendenza-per-i-beni-culturali/Ufficio-beni-archivistici-librari-e-Archivio-provinciale/Strumenti/m-Conservazione-dei-documenti-informatici.
Para más información, escriba a conservazione.pat@provincia.tn.it.