Initiatives de coopération internationale au développement menées par le Conseil provincial

Initiatives revêtant une importance institutionnelle particulière en matière de coopération internationale au développement, identifiées chaque année par le Conseil provincial.

PROCÉDURE D'APPROBATION

La procédure d’approbation des projets relatifs aux initiatives programmées par le Conseil provincial comprend les étapes suivantes :

1. Le Conseil provincial approuve le projet d’avis public de co-conception ( ci-après dénommé « avis »), les formulaires correspondants et définit, dans le même temps, le montant total des ressources financières disponibles.
2. les porteurs de projet présentent leur manifestation d’intérêt pour participer à la procédure de co-conception, accompagnée d’une idée de projet ;
3. le comité d’évaluation rend un avis sur les idées de projet reçues ;
4. la structure provinciale compétente, à la suite de l’avis du comité d’évaluation, prépare l’arrêté d’approbation des idées de projet et des acteurs admis à la co-conception, lançant ainsi les travaux de la table ronde de co-conception (ci-après dénommée « table ronde ») ;
5. les travaux de la table ronde s’achèvent par la signature du projet opérationnel par les acteurs participant à la table ronde ;
6. la structure provinciale compétente adopte l’arrêté approuvant le projet opérationnel, désigne le ou les porteurs de projet, définit les dépenses éligibles et le montant de la subvention, ainsi que les modèles de convention par lesquels chacune des parties s’engage à respecter ses obligations réciproques ;
7. en cas d’impasse de la table ronde, le Conseil provincial adopte une délibération de prise d’acte. 

 AVIS PUBLIC DE CO-CONCEPTION

L’avis doit comporter au minimum les éléments suivants :

1. la description de l’initiative prévue, les domaines thématiques et territoriaux d’intervention, les objectifs à poursuivre par le biais de la co-conception ;
2. les entités éligibles, les conditions de participation et les motifs d’exclusion, en accordant une attention particulière à la réglementation en matière de conflit d’intérêts ;
3. les modalités et les délais de dépôt de la demande de participation, ainsi que les déclarations et formulaires correspondants ;
4. les critères de sélection des idées de projet admises à la co-conception ;
5. le cadre des ressources disponibles ;
6. les modalités de déroulement et de participation à la table ronde ;
7. les informations visées à l’article 25 de la loi provinciale n° 23/1992 ;
8. tout autre élément jugé opportun au regard des caractéristiques spécifiques des initiatives.

COMITÉ D'ÉVALUATION

1. Le comité d'évaluation prévu à l'article 14 bis de la loi provinciale n° 4 du 15 mars 2005, composé de trois experts en matière de coopération internationale possédant une expérience et une compétence avérées, nommés par le Conseil provincial, émet un avis sur les propositions de projet sur la base des critères établis dans l'avis.
2. Le comité peut participer aux réunions de la table ronde et formuler des observations sur l'élaboration des projets.

DÉPENSES ÉLIGIBLES ET TAUX DE FINANCEMENT

1. Compte tenu du budget défini lors de l’approbation de l’appel à projets, une subvention pouvant aller jusqu’à 100 % des dépenses éligibles peut être accordée aux porteurs de projet ; celle-ci est versée sur la base des dépenses effectivement engagées. Les conventions ne peuvent prévoir que le remboursement des dépenses effectivement engagées et justifiées.
2. Au cours de la phase de co-conception, les dépenses peuvent être réévaluées en tenant compte des objectifs du projet, par rapport à l’ampleur de l’intervention provinciale et des autres ressources, aux conditions concrètes de faisabilité et au caractère raisonnable des dépenses prévues.
3. Sont admises toutes les dépenses engagées et justifiées qui sont nécessaires à la réalisation des actions et prévues par le projet lui-même. Ne sont pas admises les dépenses non clairement identifiées (par exemple, « diverses », « éventuelles », « imprévues ») ni les dépenses non cohérentes avec les activités du projet.
4. Les éventuelles limites applicables à des catégories spécifiques de dépenses sont précisées dans l’avis.
5. Les coûts indirects sont pris en charge dans la limite maximale prévue par l’avis, dans la mesure où ils sont directement imputables à l’activité du projet financé et sur présentation d’un justificatif documenté.
6. Le financement provincial ne peut en aucun cas dépasser le déficit indiqué dans le plan financier du projet.

Peuvent participer aux initiatives programmées par le Conseil provincial les organismes du tiers secteur inscrits au Registre national du tiers secteur depuis au moins 6 mois, dont les statuts prévoient, parmi les activités relevant de leur objet social, la coopération au développement ou des expressions analogues telles que la coopération ou la solidarité internationale, et qui exercent leurs activités dans la province de Trente.

Le Conseil provincial peut définir dans l’avis d’appel à projets d’autres conditions spécifiques en fonction des caractéristiques de chaque initiative prévue.

La participation d’un partenaire local est requise si elle est expressément prévue dans l’avis.

La province, par l’intermédiaire de la structure provinciale compétente en matière de coopération internationale (ci-après dénommée « structure provinciale compétente »), participe en tant que coordinatrice à la mise en œuvre des initiatives.

Chaque année, un AVIS PUBLIC DE CO-CONCEPTION est publié, dans lequel sont définis la description de l'initiative, les domaines thématiques et territoriaux d'intervention, les objectifs à atteindre et le montant total des ressources financières disponibles.

SÉLECTION DES PARTICIPANTS ET LANCEMENT DE LA CO-CONCEPTION

1. Les personnes intéressées envoient à l'organisme provincial compétent, selon les modalités et dans les délais prévus par l'avis lui-même, une manifestation d'intérêt pour la co-conception, accompagnée des formulaires requis et comprenant l'idée de projet.
2. Dans les 15 jours suivant l’expiration du délai prévu pour le dépôt des demandes d’admission, la structure provinciale compétente vérifie la régularité formelle des demandes en vue de l’admissibilité des candidats à la table ronde et transmet au comité d’évaluation visé à l’article 6 des présents critères les idées de projet formulées par les candidats remplissant les conditions formelles de participation.
3. Le comité examine les idées de projet et rend son avis dans un délai de 30 jours à compter de leur transmission par la structure provinciale compétente.
4. Dans la limite des ressources définies dans l’avis, la structure provinciale compétente prépare la décision d’approbation des idées de projet et de la liste des candidats admis à la co-conception, donnant ainsi le coup d’envoi aux travaux de la table ronde.

TABLE RONDE DE CO-CONCEPTION

1. Sans préjudice de la responsabilité des choix incombant à la Province, dans le cadre des relations de collaboration établies par la co-conception, la Province et les participants deviennent partenaires pour l’élaboration des projets nécessaires à la réalisation des objectifs fixés par le Conseil provincial.
2. La structure provinciale compétente coordonne la table ronde, à laquelle incombe l’élaboration des projets opérationnels.
3. Sur invitation de la structure provinciale compétente, d’autres structures provinciales compétentes en la matière, ainsi que d’autres acteurs du système de coopération internationale du Trentin, national et international, peuvent participer à la table ronde de co-conception.
4. Les travaux de la table ronde s’achèvent dans un délai de 90 jours à compter de la date de la première réunion, par la signature du projet opérationnel par les participants à la table ronde. 
5. Dans la limite des ressources définies dans l’avis, la structure provinciale compétente adopte la décision approuvant le projet opérationnel, désigne le ou les acteurs chargés de la mise en œuvre, définit les dépenses éligibles et le montant de la subvention, ainsi que les modèles de convention, conformément à l’article 55 du Code du tiers secteur, par lesquels chacune des parties s’engage à respecter ses obligations réciproques.

MODALITÉS DE TRAVAIL 

1. La co-conception, en tant que processus participatif et partagé, présuppose, outre la mise en œuvre du principe de subsidiarité horizontale, une relation de collaboration loyale visant à établir entre les participants une relation fondée sur les principes de bonne foi, de proactivité et de réciprocité. 
2. Le responsable de la structure provinciale compétente, par un acte motivé, exclut de la co-conception les personnes qui ne garantissent pas la participation minimale requise par l’avis, en termes quantitatifs et qualitatifs, aux travaux de la table ronde.

Nous publions ci-dessous les formulaires utiles pour les étapes suivant la conclusion des travaux de la table ronde de co-conception, en vue du versement de la subvention à l'organisme chargé de la mise en œuvre.

Les dates limites de chaque avis seront fixées chaque année et publiées dans la rubrique « AVIS ».

EXÉCUTION, CONCLUSION ET DÉLAIS DE RENDU DE COMPTES

1. La date de lancement du projet coïncide avec la date indiquée dans la convention.
2. Les activités du projet doivent être réalisées conformément aux dispositions de la convention. Au cours de la mise en œuvre, le responsable de la mise en œuvre peut demander à l'autorité provinciale compétente d'apporter des modifications au projet. La modification doit être demandée avant d’être mise en œuvre, elle doit être dûment motivée, mettre en évidence les éventuelles modifications apportées au plan financier, ne pas modifier les objectifs ni la catégorie des bénéficiaires et ne peut en aucun cas entraîner une augmentation de la subvention accordée. L’autorité provinciale compétente examine la demande de modification et, dans un délai de 30 jours, procède à son autorisation éventuelle par décision du responsable de l’autorité provinciale compétente.
3. Le délai de présentation du rapport est fixé dans la convention et peut être prolongé de 12 mois au maximum. Les éventuelles demandes de prolongation du délai de présentation du rapport doivent être motivées et présentées avant l’échéance du projet. L’autorisation de la structure provinciale compétente est accordée par décision du responsable.
4. La modification d’éléments substantiels non autorisée au préalable, la non-réalisation ou la réalisation partielle des objectifs en raison d’irrégularités dans la conduite du projet, le non-respect des délais prévus pour la conclusion et/ou le rapport final, entraînent la réduction ou la suppression totale ou partielle de la subvention accordée, ainsi que le recouvrement des sommes éventuellement versées, majorées d’intérêts simples calculés au taux légal à compter de la date de débit du mandat de paiement de la subvention jusqu’au remboursement effectif. 

MODALITÉS DE VERSEMENT DES SUBVENTIONS ET RAPPORT FINAL

La subvention est versée selon les modalités suivantes :

a) La première avance (à hauteur de 25 % au maximum de la subvention accordée pour le projet) après la signature de la convention, sur présentation de la demande d’avance ;

b) La deuxième avance (à concurrence de 35 % au maximum du montant total de la subvention accordée pour le projet) et la troisième et dernière avance (à concurrence de 25 % au maximum du montant total de la subvention accordée pour le projet) sont versées sur présentation des documents suivants :

• demande de versement de l’acompte supplémentaire ;
• un rapport sur l'état d'avancement du projet conforme au calendrier ;
• documentation photographique ;
• décompte des dépenses ;
• liste des pièces justificatives de dépenses d'un montant au moins égal aux avances reçues ;
• justificatifs de dépenses ;

c) Aux fins du règlement du solde de la subvention accordée, le responsable de la mise en œuvre présente à l'organisme provincial compétent :

• une demande de règlement du solde ;
• un rapport explicatif final ;
• des documents photographiques/vidéos du projet réalisé ;
• un état des dépenses et des recettes ;
• une liste des dépenses engagées pour l'ensemble du projet ;
• justificatifs de dépenses relatifs à la dernière partie des dépenses engagées (les justificatifs de dépenses doivent être établis au nom de l'organisme chargé de la mise en œuvre ou des partenaires avec lesquels des accords de partenariat ont été signés ; ils doivent être acquittés et fournis en original ou en copie certifiée conforme par l'autorité compétente) ; 
• déclaration relative aux pièces justificatives présentées en simple copie, à fournir si, pour des raisons fiscales, les originaux des pièces justificatives doivent rester dans le pays où l’intervention a été réalisée.

Le pourcentage attribué lors de l’octroi de la subvention sera recalculé sur la base des dépenses admissibles constatées au bilan final.

En ce qui concerne le CUP, attribué par la structure provinciale compétente, les modalités d’application suivantes doivent être respectées :

• le CUP doit toujours figurer sur les pièces justificatives des dépenses (factures et documents de paiement) émises après la communication dudit CUP ;
• une « régularisation » est autorisée en apposant manuellement le code CUP et en l’accompagnant d’une déclaration délivrée par le bénéficiaire dans les cas suivants :

 i) erreur de saisie du code CUP ; 

ii) présence du code CUP sur au moins l’un des justificatifs de dépense (facture ou quittance). 

Pour le règlement de ses créances, le responsable de la mise en œuvre présente une demande formelle à la structure provinciale compétente, en utilisant les formulaires joints à l’avis.

Lors de la déclaration finale, si le montant à verser à titre de solde à l’organisme d’exécution s’avère inférieur à celui déjà versé sur la base des demandes d’avances, celui-ci rembourse, à la demande de la province, le montant perçu en excédent, majoré des intérêts simples calculés au taux légal à compter de la date de débit du mandat de paiement de la subvention jusqu’au remboursement effectif.

Lors de la présentation du rapport, les compensations entre les grandes rubriques de dépenses prévues dans le projet sont acceptées dans la limite maximale de 20 % des dépenses admises au budget pour chaque grande rubrique. Les compensations dépassant le pourcentage indiqué sont considérées comme des modifications du projet et doivent donc faire l’objet d’une demande préalable à leur mise en œuvre.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Les documents fournis en vue du versement de la subvention doivent être rédigés en italien ; s’ils sont rédigés dans une langue étrangère, ils doivent être traduits.

2. En cas d’absence de rapport d’activité, de non-réalisation des objectifs du projet en raison de manquements graves de la part du porteur de projet ou d’autres irrégularités graves, le porteur de projet ne peut pas présenter de demande d’accès aux financements prévus par la réglementation provinciale en matière de coopération au développement pendant une période de deux ans.

3. Le financement provincial est octroyé dans le respect de la réglementation applicable en matière d’aides d’État.

4. Il est obligatoire d’apposer le logo de la Province autonome de Trente et la mention « Réalisé en collaboration et avec le soutien de la Province autonome de Trente » sur toutes les structures et tous les supports réalisés grâce au financement du projet.

5. Il est obligatoire de mettre à la disposition de la PAT l’ensemble des supports de communication réalisés grâce au financement du projet.