Autorisation de destruction de documents d'archives

Le code du patrimoine culturel (décret législatif n° 42 du 22 janvier 2004) inclut l'élimination des documents d'archives parmi les activités soumises à protection qui nécessitent une autorisation préalable (article 21, paragraphe 1, point d)).
L'article 21(1)(d) du décret législatif 42/2004 prévoit que l'élimination de documents dans les archives publiques doit être autorisée au préalable par la Surintendance compétente. La Surintendance compétente doit également autoriser l'élimination des documents appartenant à des archives privées pour lesquelles une déclaration d'intérêt historique particulièrement important a été faite conformément à l'article 13 du même décret législatif.
En vertu des articles 1 et 2 du décret présidentiel 690/1973 modifié (en particulier le décret législatif 506/1998), la province autonome de Trente exerce les compétences des organes centraux et périphériques de l'État en matière d'organisation, de protection, de surveillance, de préservation, de garde et d'entretien du patrimoine historique, artistique et populaire. Ces compétences couvrent également les archives et les documents de la province, de ses organes fonctionnels, des municipalités et des autres autorités locales, des autres organismes publics pour les questions relevant de la compétence de la province, ainsi que les archives et les documents des particuliers déclarés d'un grand intérêt historique.

Pour la province autonome de Trente, la structure compétente pour délivrer cette autorisation est la Surintendance des biens et activités culturels de l'UMST et, en particulier, le Bureau des biens archivistiques et livresques et les Archives provinciales.

Le non-respect de l'obligation d'obtenir l'autorisation d'éliminer les documents d'archives, avant leur suppression, entraîne les sanctions prévues aux articles 169 et 180 du décret législatif 42/2004.

• les organismes publics territoriaux (municipalités, communautés de vallée) ;
• les organes fonctionnels de la province ;
• l'agence provinciale des services de santé ;
• les établissements d'enseignement ;
• d'autres organismes publics pour les questions relevant de la compétence de la province ;
• les entités privées, personnes physiques ou morales, propriétaires d'archives et de documents pour lesquels une déclaration d'intérêt historique particulièrement important a été faite en vertu de l'article 13 du décret législatif 42/2004 ou de la loi provinciale 11/1992.

Pour demander l'autorisation, vous devez remplir le formulaire prévu à cet effet et la proposition de rejet. La demande doit indiquer : les données personnelles du demandeur et de l'entité représentée (dans le cas de représentants légaux d'entités publiques) et leurs coordonnées. Il faut également déclarer que l'utilisation administrative des documents proposés pour le rejet a cessé et qu'il n'y a pas de litiges ou d'enquêtes menées par des autorités judiciaires et/ou administratives nécessitant leur utilisation.
La demande doit être accompagnée d'une déclaration indiquant que les autorités judiciaires et/ou administratives exigent leur utilisation.
Le formulaire de demande dûment rempli, accompagné des pièces jointes indiquées ci-dessous, doit être envoyé à la Soprintendenza per i beni e le attività culturali de l'UMST, à l'adresse suivante
umst.soprintendenza@pec.provincia.tn.it.

Le formulaire de proposition de rejet est disponible en format PDF remplissable, mais aussi en format ouvert pour faciliter le remplissage. La proposition de rejet doit être envoyée à la boîte PEC de la Soprintendenza UMST, en tant que pièce jointe à la demande, en format PDF ; à ce format, il est demandé d'ajouter la même proposition de rejet en format ouvert, pour l'insertion des prescriptions, concernant les articles individuels, du Bureau pour le patrimoine archivistique et livresque et des Archives provinciales. La proposition de rejet en format ouvert ne peut en aucun cas remplacer la proposition en format PDF, qui est valable à des fins juridiques.
Tous les modèles mis à disposition en format PDF remplissable doivent être rendus inaltérables par conversion en format PDF/A avant l'envoi de la demande.

Les documents suivants doivent être présentés pour obtenir l'autorisation de détruire des documents d'archives :

• demande d'autorisation de destruction
• proposition de mise au rebut
• avis prévu à l'art. 13 du règlement (UE) n° 679/2016 ;
• photocopie d'une pièce d'identité du demandeur (nécessaire dans le cas des particuliers, si la demande est signée de manière manuscrite et non en présence de l'employé responsable.

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