Accès aux documents administratifs / Accès documentaire

L'article 22 de la loi n° 241/1990 permet à toute personne de demander des documents, des données et des informations détenus par une administration publique concernant des activités d'intérêt public, à condition que la personne qui fait la demande ait un intérêt direct, concret et actuel dans le document lui-même. Le droit d'accès aux documents administratifs (appelé accès documentaire) est le droit de consulter et de prendre des copies de documents administratifs et est réglementé au niveau provincial par l'article 32 de la loi provinciale 23 du 30 novembre 1992. Est considéré comme document administratif toute représentation graphique d'actes formels, créée par la province ou utilisée par elle pour l'exercice d'activités administratives.

La réglementation régissant les modalités d'exercice et les cas d'exclusion du droit d'accès aux documents administratifs est représentée par le décret du président de la province du 5 juillet 2007, n° 17-97/Leg, dont l'article 4, paragraphe 2, prévoit que la partie adverse peut formuler une objection dans un délai de dix jours à compter de la notification.

Un droit d'accès différencié est prévu pour les ACTES D'APPEL D'OFFRES. Il est prévu à l'article 53 du décret législatif n° 50/2016, qui impose précisément une discipline spéciale différenciée par rapport à la loi n° 241/1990.

a) Les paragraphes 2 (a) à (d) et 3 concernent le report de l'accès pour des types de documents distincts, avec indication du délai de ce report ;

b) Les paragraphes 5 et 6, dont la disposition a été corrigée par l'errata corrige du 15 juillet 2016 puis par le décret législatif "correctif" n° 56/2017, traitent ensuite des hypothèses d'exclusion de l'accès.

Une demande d'accès à des documents administratifs peut être introduite par toute personne privée, y compris celles ayant un intérêt public ou diffus, qui a un droit d'accès aux documents administratifs.

• direct : c'est-à-dire personnel, qui doit appartenir à la sphère du demandeur et non à d'autres personnes
• concret : un lien entre le demandeur et un bien de la vie concerné par l'acte ou le document est requis
• actuel : se référant à la demande d'accès aux documents
• correspondant à une situation juridiquement protégée et liée au document dont l'accès est demandé.

La demande d'accès aux documents administratifs peut être faite directement par le titulaire de l'intérêt direct, concret et actuel ou par l'intermédiaire d'un représentant, sous réserve de l'indication dans la demande des pouvoirs de représentation.
Conformément à l'article 32 de la loi provinciale n° 23 de 1992 et à l'article 3 du décret du président de la province n° 17 de 2007, la demande doit être motivée par l'existence d'un lien direct entre la situation juridique à protéger et le document auquel l'accès est demandé. La justification de la demande d'accès n'est pas nécessaire si le demandeur est le destinataire de la mesure définitive ou une personne qui, en vertu de la loi, doit intervenir dans la procédure.
Plusieurs documents peuvent également être demandés dans le cadre d'une même demande.

La demande d'accès doit contenir les éléments suivants

• le prénom, le nom et l'adresse
• l'indication des documents auxquels l'accès est demandé et toute autre information nécessaire à leur identification
• les motifs, si nécessaire
• les modalités d'exercice de l'accès (consultation, transcription manuelle, extraction d'une copie, exercice conjoint de ces opérations)
• la demande de délivrance d'une copie conforme à l'original
• la date et la signature du demandeur

La demande n'est pas soumise au droit de timbre, sauf si une copie conforme à l'original(copie certifiée) d'un document est demandée. Dans ce cas, un timbre fiscal doit être apposé sur la demande et sur la copie certifiée conforme délivrée.

Procédure d'introduction et de transmission de la demande d'accès aux documents administratifs
La demande doit être présentée à la structure provinciale qui a constitué le document ou qui l'a utilisé pour l'exercice de l'activité administrative.
La demande peut être présentée à la structure compétente par :

1. courrier électronique ou courrier électronique certifié
2. remise en main propre ;
3. par voie postale.

Les coordonnées de tous les bureaux de l'administration provinciale figurent dans le Guide des bureaux.
L'administration dispose d'un délai de trente jours à compter de la date de réception de la demande d'accès (sauf en cas de prorogation du délai pour la protection des intéressés) pour décider d'accorder l'accès en tout ou en partie, de le refuser ou de le différer. Si le délai de trente jours expire sans que l'administration ait répondu, la demande est réputée avoir été refusée.

Si la demande est irrégulière ou incomplète, l'administration permet au demandeur de la régulariser. La demande de régularisation suspend le délai de trente jours dont dispose la Province pour se prononcer. La suspension court à partir de la date d'envoi de la demande de régularisation jusqu'à la réception de ce qui a été demandé, ou en tout cas jusqu'à l'expiration du délai qui a été fixé pour la régularisation de la demande.

Résultats possibles :

Acceptation
L'accusé de réception est communiqué au demandeur par un moyen approprié de preuve de réception et doit indiquer

• le bureau où les documents peuvent être consultés
• les heures d'ouverture au public
• le délai de 40 jours dans lequel le droit d'accès doit être exercé.

Acceptation partielle (ou limitation de l'accès)
La Province, par décision motivée, accorde un accès limité à une ou plusieurs parties du document faisant l'objet de la demande et non au document dans son intégralité.

Ajournement
La Province, par décision motivée, refuse l'accès pour une période déterminée - indiquée dans la réponse à la demande - aux documents dont la connaissance peut empêcher ou entraver gravement l'accomplissement d'une action administrative. La mesure indique la date à partir de laquelle l'accès aux documents demandés peut être accordé, ainsi que les recours qui peuvent être exercés contre l'ajournement.

Refus
La province refuse l'accès conformément aux dispositions de l'article 32 bis, paragraphe 1, de la loi provinciale n° 23 de 1992, par le biais d'une décision motivée. La mesure indique également les voies de recours qui peuvent être exercées contre le refus.

Voies de recours
Contre les mesures de refus (explicites ou tacites), mais aussi de report de l'accès, le demandeur peut introduire un recours juridictionnel auprès du tribunal administratif régional de Trente, ou un recours administratif hiérarchique auprès de la Diputación Provincial. En alternative à ce dernier recours, une demande de réexamen peut également être soumise au médiateur, dans les trente jours suivant la mesure de refus ou d'ajournement.