Description
Les éléments énumérés ci-dessous sont indicatifs. Ils varient en effet d'un programme à l'autre et d'un appel à l'autre. Toutefois, il est jugé opportun de fournir des informations susceptibles de guider le lecteur. Pour ceux qui souhaitent soumettre un projet, une lecture attentive du programme concerné et de l'appel à propositions correspondant est recommandée.
- Bénéficiaires. Ce sont tous ceux qui peuvent participer à des projets européens : organismes publics, universités, centres de recherche, entreprises, organismes privés, ONG, etc. qui sont basés dans l'un des États membres ou dans d'autres pays autorisés à participer aux programmes.
- Le partenariat. Les projets doivent normalement impliquer plusieurs partenaires de différents pays. Exceptionnellement, pour certains programmes, il peut n'y avoir qu'un seul partenaire ou des partenaires d'un seul pays. L'objectif du partenariat est de mettre en commun des expériences et des sensibilités différentes afin d'aborder les problèmes identifiés de manière innovante et synergique. Le partenariat doit être adapté aux objectifs et aux résultats à atteindre, c'est-à-dire que les partenaires appartiennent généralement à différents secteurs de la société en fonction du type de projet : des organismes publics aux organismes de recherche, des particuliers aux associations professionnelles, des organismes de recherche aux ONG, etc. Pour participer au projet, les partenaires doivent faire preuve d'une fiabilité technique et financière suffisante. Pour chaque projet, il y a un chef de file dont les tâches sont de promouvoir l'action du projet, de gérer les relations avec la Commission européenne ou l'autorité de gestion, de coordonner le partenariat et les activités du projet. Le partenaire chef de file est responsable de la réalisation des objectifs, de l'établissement des rapports et de la gestion financière. Il est la seule entité légalement et financièrement responsable de la mise en œuvre du projet vis-à-vis de la Commission avec laquelle il signe le contrat de financement. Tous les partenaires, y compris le chef de file, contribuent à la réalisation du projet par le biais de leurs activités spécifiques et de leur budget. Les partenaires sont liés entre eux et avec le chef de file par le contrat de partenariat qui régit les relations juridiques entre les parties.
- Durée du projet. Les projets durent généralement entre un et trois ans en moyenne, en fonction du type d'activité plus ou moins complexe à réaliser et du type de programme.
- Le budget. Il varie en fonction du programme, du type d'actions à mener et du nombre de partenaires impliqués. Les montants peuvent aller de plusieurs milliers à plusieurs millions d'euros.
- Cofinancement de l'UE. Il varie en fonction des programmes et du type d'activités, mais se situe en moyenne entre 50 % et 90 % des coûts éligibles. Les États membres et/ou les partenaires doivent contribuer au financement de la partie non couverte par la contribution de l'UE. En outre, les partenaires doivent avoir la capacité d'avancer le paiement des dépenses, car la contribution communautaire est normalement versée après que les dépenses ont été payées et certifiées. Certains programmes prévoient des avances financières pour faciliter le démarrage des activités.
Appels à propositions
Il s'agit d'appels à propositions de projets. Chaque programme émet périodiquement ses propres appels à propositions qui précisent les thèmes abordés, le budget total alloué, les entités qui peuvent participer, les documents et la procédure de soumission du projet ainsi que la date limite. Les appels sont publiés au Journal officiel de l'Union européenne et sur les sites web des programmes respectifs. De plus amples informations sur les programmes et les appels à propositions sont disponibles sur le site web de Formez.
Préparation du projet
La préparation d'un projet passe par les étapes suivantes
- Identification d'un problème ou d'un besoin réel. Le projet doit résoudre un problème réel ou répondre à un besoin dans un secteur ou un domaine d'intervention spécifique. Cette activité doit faire l'objet d'une attention particulière. En effet, plus le problème est réel et ressenti, plus l'intérêt des partenaires pour l'élaboration et la mise en œuvre du projet sera grand et, par conséquent, plus la qualité du résultat sera élevée.
- Identifier le programme et l'appel. Le chef de projet doit trouver le programme le plus approprié pour résoudre le problème ou répondre au besoin identifié et doit également rechercher l'appel à propositions le plus cohérent.
- Conception du projet et recherche de partenaires. Cette phase comprend l'élaboration d'une idée de projet à partager avec d'autres partenaires, puis la rédaction d'une proposition de projet détaillée qui identifie les objectifs, les actions, le calendrier et le budget.
- Soumission de la proposition de projet. Dans les délais fixés par l'appel à propositions, le chef de file doit soumettre le formulaire de candidature (formulaire sur lequel le projet doit être élaboré) et la documentation requise.
Évaluation du projet
Évaluation et sélection des propositions de projet soumises. Cette activité est réalisée directement par la Commission européenne ou par les organes du programme concernés. Selon le programme, les États membres et les régions peuvent également exprimer des avis et contribuer au processus d'évaluation. Les projets sélectionnés passent à la phase de mise en œuvre.
Mise en œuvre du projet
La mise en œuvre d'un projet se caractérise par les phases suivantes.
- Signature du contrat de financement. La signature du contrat de financement entre le partenaire chef de file et la Commission européenne ou l'autorité de gestion est la condition préalable au démarrage de la mise en œuvre des activités du projet.
- Gestion du projet. Le projet commence par une réunion de lancement, une réunion au cours de laquelle le projet est présenté aux parties prenantes, au public, aux autorités politiques/administratives et aux médias. Ensuite, chaque partenaire commence son travail en coordination avec le chef de file et les responsables des groupes de travail. Les groupes de travail se réunissent périodiquement pour discuter des activités menées et des résultats obtenus et pour planifier l'activité suivante. Les travaux peuvent être présentés lors d'ateliers et de séminaires qui sont également ouverts au public. Le projet se termine par une conférence finale de présentation et de diffusion des résultats.
- Information et publicité. Tout au long de la gestion du projet, une attention particulière doit être accordée à la mise en œuvre de mesures d'information et de publicité telles que : site web, bulletins d'information, brochures, communiqués de presse, publications, conférences, etc.
- Rapports financiers et d'activité. Les partenaires soumettent au chef de file, normalement tous les six mois, un rapport détaillé sur les activités réalisées et les dépenses encourues. Le partenaire chef de file rassemble les rapports et prépare un rapport de projet unique à envoyer aux autorités compétentes et, selon les programmes, la demande de remboursement est également soumise.
- Le suivi. Etant donné que chaque projet doit conserver soigneusement et intégralement toute la documentation relative aux dépenses encourues, le système de contrôle varie donc d'un programme à l'autre. Les dépenses des projets de la programmation de la coopération territoriale sont toutes soumises à des procédures de contrôle, alors que dans la programmation sectorielle, les contrôles ne sont pas toujours nécessaires et dépendent souvent du montant des dépenses. Des contrôles supplémentaires peuvent être effectués par les autorités du programme et/ou la Commission européenne.
- Paiement de la contribution européenne. Le paiement varie également d'un programme à l'autre. Alors que la coopération territoriale se caractérise par un système de remboursement (c'est-à-dire qu'il faut avoir la capacité d'avancer les ressources), la programmation sectorielle prévoit également la possibilité d'avances.