Description
La Province - par la résolution n° 2051 du 14 décembre 2020 - a mis à jour les règles relatives aux communications télématiques au sein de ses bureaux et a également défini les modalités de fonctionnement pour l'échange de documents avec ses interlocuteurs publics et privés (autres administrations publiques, citoyens, entreprises, associations, professionnels, etc.) à l'aide des outils informatiques disponibles aujourd'hui.
Si vous êtes un citoyen et que vous décidez d'utiliser des outils télématiques pour transmettre des demandes, des déclarations, des rapports ou des communications à la Province, vous devez suivre ces règles simples et vous rappeler que vous devez les transmettre à la boîte aux lettres électronique certifiée du bureau compétent(consultez ici les adresses des structures provinciales )
- si vous utilisez uneboîte aux lettres (certifiée ou traditionnelle) : vous devez signer les demandes, déclarations, rapports ou communications avec une signature numérique ou une signature manuscrite ; dans ce dernier cas, vous devez scanner ce que vous avez signé et le transmettre avec une copie d'un document d'identité
- si vous utilisez le site web ou le portail (par exemple le portail de services en ligne ) : les demandes, déclarations, rapports ou communications ne doivent pas être signés, mais vous devez vous identifier à l'aide du SPID ou de la carte d'identité électronique (CIE), de la carte de services nationale (CNS) ou de la carte de santé, activée toutefois comme la carte de services provinciale (CPS)
- si vous utilisez votre domicile numérique, c'est-à-dire une adresse CEM inscrite au Répertoire national des domiciles numériques des personnes physiques, des professions libérales et des autres entités de droit privé non soumises à l'obligation d'inscription aux registres, listes ou répertoires professionnels ou au registre des entreprises(INAD), vos demandes, déclarations, notifications ou communications ne doivent pas être signées
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise ou un professionnel, vous êtes obligé d'utiliser des outils télématiques pour transmettre valablement des demandes, des déclarations, des rapports ou des communications à la Province et vous devez suivre les mêmes règles que les citoyens. N'OUBLIEZ PAS , cependant, que vous pouvez utiliser le courrier électronique traditionnel UNIQUEMENT si vous n'êtes pas obligé de vous inscrire au Registre national des entreprises et des professionnels(INI-PEC ).
Si vous êtes une administration publique: vous devez utiliser le canal de coopération applicative (interopérabilité). Si vous n'avez pas encore adhéré à l'interopérabilité, vous pouvez encore utiliser le courrier électronique certifié. Dans tous les cas, les documents que vous transmettez doivent être signés et enregistrés.
FORMATS AUTORISÉS
Les FICHIERS joints aux communications doivent avoir l'un des formats suivants (et leurs extensions) : PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, TIF, JPEG, JPG, JFIF, JPE, EML, BMP, CSV et GIF. En effet, ces formats sont reconnus comme adaptés à la conservation à long terme, car les documents produits avec ces formats sont stables. Le format HTML est également autorisé (mais uniquement le corps du message électronique). Les éventuelles signatures numériques ne doivent être apposées que sur les fichiers dans les formats autorisés indiqués ci-dessus. Les formats compressés (par exemple .zip) ne sont pas acceptés.
Les fichiers ne doivent pas dépasser individuellement 70 méga.
ATTENTION !!! Si les demandes, déclarations, rapports ou communications que vous avez compilés sont en format pdf remplissable, rappelez-vous que vous DEVEZ transmettre le même fichier sous forme statique en plus du fichier remplissable. En effet, le pdf remplissable ne garantit pas l'inaltérabilité du document administratif informatisé. La signature numérique doit être apposée uniquement et seulement sur la version du fichier sous forme statique.
Si un timbre fiscal doit être apposé sur la demande ou le document à soumettre, il doit être visible sur la demande ou le document scanné, ou ses coordonnées (jour et heure de délivrance et identifiant à 14 chiffres) doivent être indiquées sur le formulaire de demande.
Pour en savoir plus, consultez le texte de la résolution et les directives jointes .