Description
Alors que la numérisation des processus et des documents de l'administration publique est en plein essor, le Code de l'administration numérique, principale source réglementaire en la matière, a établi que les documents produits par les administrations publiques par des moyens informatiques doivent également être stockés sous forme numérique(article 43, paragraphe 3 du décret législatif n° 82 du 7 mars 2005, tel que modifié) , excluant ainsi les pratiques de matérialisation/impression des documents informatiques à des fins de conservation à long terme, lorsqu'elles sont envisagées.
Les activités de conservation à long terme des documents informatisés peuvent être menées par les organismes publics en interne, en mettant en place un système de conservation conforme à la réglementation, ou en déléguant le processus de conservation à un conservateur externe(Agenzia per l'Italia Digitale - AgID : Guidelines on the formation, management and preservation of computerised documents, paragraphe 4.3 ).
Depuis le 1er mars 2015, la province autonome de Trente délègue depuis plusieurs années le processus de conservation de ses documents informatiques au Pôle archivistique régional d'Émilie-Romagne - ParER, sur la base d'un accord de collaboration interinstitutionnel spécifique (voir la résolution du Conseil provincial n° 2219 du 15 décembre 2014 ).
À partir du 1er juillet 2019, la Province autonome de Trente conservera ses documents informatiques en interne, selon un modèle d'organisation interne, mais en utilisant l'infrastructure technologique du Pôle archivistique d'Émilie-Romagne, qui reste le partenaire fondamental du PAT également pour la conservation des documents des autres entités du système public du Trentin (voir Résolution du Conseil provincial n° 828 du 7 juin 2019 et Résolution du Conseil provincial n° 853 du 25 juin 2020 ).
L'acquisition de connaissances et de compétences en matière de conservation numérique au sein des structures administratives provinciales concernées (Bureau des archives et du livre et Archives provinciales de la Surintendance des biens culturels ; Bureau de numérisation de l'Unité de mission stratégique Simplification et numérisation) fait partie d'un processus plus large visant à créer un pôle territorial d'archivage numérique dans le Trentin, un objectif fixé par le législateur provincial à l'article 13 de la loi provinciale n° 16 du 27 juillet 2012 .
Le Centre d'archives numériques du Trentin fonctionnera pour les organismes du système public du Trentin.
Pour qu'une entité puisse effectuer la conservation numérique de documents pour le compte de tiers, la législation actuellement en vigueur prévoit une procédure d'accréditation auprès de l'Agenzia per l'Italia Digitale - AgID, mais cette procédure sera toutefois révisée et remplacée par une autre méthode de qualification plus conforme aux dictats de la législation européenne et en particulier au règlement de l'UE n° 910/2014 .
Dans tous les cas, il est prévu que l'entité qui demande à devenir registraire pour le compte de tiers obtienne la certification de la plus haute qualité du système de gestion de la sécurité de l'information conformément à la norme ISO/IEC 27001 .
La province autonome de Trente soutiendra les audits pour la certification ISO/IEC 27001 entre mars et mai 2021.
Pour plus d'informations sur la documentation pertinente, veuillez vous référer au lien suivant : https://www.cultura.trentino.it/Il-Dipartimento/Soprintendenza-per-i-beni-culturali/Ufficio-beni-archivistici-librari-e-Archivio-provinciale/Strumenti/m-Conservazione-dei-documenti-informatici
Pour de plus amples informations, veuillez écrire à conservazione.pat@provincia.tn.it.