Autorização para descartar documentos de arquivo

O Código do Patrimônio Cultural (Decreto Legislativo 42 de 22 de janeiro de 2004) inclui o descarte de documentos de arquivo entre as atividades sujeitas à proteção que exigem autorização prévia (Art. 21(1)(d)).
O Art. 21(1)(d) do Decreto Legislativo 42/2004 estabelece que o descarte de documentos em arquivos públicos deve ser previamente autorizado pela Superintendência competente. A Superintendência competente também deve autorizar o descarte de documentos pertencentes a arquivos privados para os quais tenha sido feita uma declaração de interesse histórico particularmente importante nos termos do artigo 13 do mesmo Decreto Legislativo.
De acordo com os artigos 1 e 2 do Decreto Presidencial 690/1973 e suas alterações (em particular o Decreto Legislativo 506/1998), a Província Autônoma de Trento exerce as competências dos órgãos centrais e periféricos do Estado em matéria de organização, proteção, supervisão, preservação, custódia e manutenção do patrimônio histórico, artístico e popular. Essas competências também abrangem os arquivos e documentos da Província, seus órgãos funcionais, municípios e outras autoridades locais, outros órgãos públicos para assuntos de competência da Província, bem como os arquivos e documentos de indivíduos particulares declarados de considerável interesse histórico.

Para a Província Autônoma de Trento, a estrutura competente para emitir essa autorização é a Superintendência de Bens e Atividades Culturais da UMST e, em particular, o Escritório de Bens Arquivísticos e Livros e Arquivos Provinciais.

O não cumprimento da obrigação de obter autorização para descartar documentos de arquivo, antes de sua exclusão, implica as sanções previstas nos artigos 169 e 180 do Decreto Legislativo 42/2004.

• órgãos públicos territoriais (municípios, comunidades de vale);
• órgãos funcionais da província;
• agência provincial de serviços de saúde;
• instituições educacionais;
• outros órgãos públicos para assuntos de competência da Província;
• entidades privadas, pessoas físicas ou jurídicas, proprietárias de arquivos e documentos para os quais tenha sido feita uma declaração de interesse histórico particularmente importante nos termos do artigo 13 do Decreto Legislativo 42/2004 ou da Lei Provincial 11/1992.

Para solicitar a autorização, você deve preencher o formulário específico e a proposta de rejeição. A solicitação deve indicar: os dados pessoais do solicitante e da entidade representada (no caso de representantes legais de entidades públicas) e seus detalhes de contato. Também deve ser feita uma declaração de que o uso administrativo dos documentos propostos para descarte cessou e que não há disputas ou investigações de autoridades judiciais e/ou administrativas que exijam seu uso.
requerem seu uso.
O formulário preenchido contendo a solicitação, com os anexos especificados abaixo, deve ser enviado à UMST Soprintendenza per i beni e le attività culturali no endereço
umst.soprintendenza@pec.provincia.tn.it.

O formulário de proposta de rejeição é disponibilizado em formato PDF preenchível, mas também em formato aberto para facilitar o preenchimento. A proposta de rejeição deve ser enviada para a caixa PEC da UMST Soprintendenza, como anexo ao pedido, em formato PDF; a esse formato é solicitado acrescentar a mesma proposta de rejeição em formato aberto, para a inserção das prescrições, em relação aos itens individuais, do Escritório para o Patrimônio Arquivístico e Livreiro e dos Arquivos Provinciais. A proposta de descarte em formato aberto não pode, em hipótese alguma, substituir a proposta em formato PDF, que é válida para fins legais.
Todos os modelos disponibilizados em formato PDF preenchível devem ser inalterados por meio da conversão para o formato PDF/A antes do envio da solicitação.

Os seguintes documentos devem ser enviados para autorização de descarte de documentos de arquivo:

• solicitação de autorização para descarte
• proposta de descarte
• aviso de acordo com o art. 13 do Regulamento da UE nº 679/2016;
• fotocópia de um documento de identidade do solicitante (necessário no caso de pessoas físicas, se a solicitação for assinada com uma assinatura manuscrita e não na presença do funcionário responsável.

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