Descrição
Os elementos listados abaixo são indicativos. Eles variam, de fato, de programa para programa e de chamada para chamada. No entanto, consideramos apropriado fornecer informações que possam servir de guia para o leitor. Para aqueles que desejam enviar um projeto, recomenda-se uma leitura cuidadosa do programa de interesse e da chamada de propostas correspondente.
- Beneficiários. São todos aqueles que podem participar dos projetos europeus: órgãos públicos, universidades, centros de pesquisa, empresas, entidades privadas, ONGs, etc., com sede em um dos Estados-Membros ou em outros países autorizados a participar dos programas.
- Parceria. Normalmente, os projetos devem envolver vários parceiros de diferentes países. Excepcionalmente, para alguns programas, pode haver apenas um parceiro ou parceiros de apenas um país. O objetivo da parceria é reunir diferentes experiências e sensibilidades por meio das quais os problemas identificados possam ser abordados de forma inovadora e sinérgica. A parceria deve ser adequada aos objetivos e resultados a serem alcançados, ou seja, os parceiros geralmente pertencem a diferentes setores da sociedade, dependendo do tipo de projeto: de órgãos públicos a organizações de pesquisa, de pessoas físicas a associações comerciais, de organizações de pesquisa a ONGs etc. Para participar do projeto, os parceiros devem demonstrar confiabilidade técnica e financeira adequada. Para cada projeto, há um parceiro líder cujas tarefas são promover a ação do projeto, gerenciar as relações com a Comissão Europeia ou a Autoridade de Gestão, coordenar a parceria e as atividades do projeto. O Chefe de Fila é responsável pela realização dos objetivos, relatórios e gestão financeira. Ele/ela é a única entidade jurídica e financeiramente responsável pela implementação do projeto perante a Comissão com a qual assina o contrato de financiamento. Todos os parceiros, inclusive o parceiro principal, contribuem para a realização do projeto por meio de suas atividades e orçamento específicos. Os parceiros estão vinculados uns aos outros e ao parceiro líder por meio do contrato de parceria que regula a relação jurídica entre as partes.
- Prazo. Os projetos geralmente têm duração média de um a três anos, dependendo do tipo de atividade mais ou menos complexa a ser realizada e do tipo de programa.
- Orçamento. Varia de acordo com o programa, o tipo de ação a ser realizada e o número de parceiros envolvidos. Os valores podem variar de milhares a milhões de euros.
- Cofinanciamento da UE. Varia de acordo com os programas e o tipo de atividades; em média, fica entre 50% e 90% dos custos elegíveis. Os estados-membros e/ou parceiros devem contribuir para financiar a parte não coberta pela contribuição da UE. Além disso, os parceiros devem ter a capacidade de adiantar o pagamento das despesas, pois a contribuição da Comunidade é normalmente paga depois que as despesas são pagas e certificadas. Alguns programas prevêem adiantamentos financeiros para facilitar o início das atividades.
Convites à apresentação de propostas
São chamadas para propostas de projetos. Cada programa publica periodicamente suas próprias chamadas para propostas, especificando os tópicos a serem abordados, o orçamento total alocado, as entidades que podem participar, os documentos e o procedimento para apresentação do projeto e o prazo. As chamadas são publicadas no Jornal Oficial da União Europeia e nos sites dos respectivos programas. Mais informações sobre os programas e as chamadas para propostas podem ser encontradas no site do Formez.
Preparação do projeto
A preparação de um projeto passa pelas seguintes etapas
- Identificação de um problema ou necessidade real. O projeto deve resolver um problema real ou atender a uma necessidade em um setor ou área de intervenção específica. Deve-se dar a devida atenção a essa atividade. De fato, quanto mais real e sentido for o problema, maior será o interesse dos parceiros na elaboração e implementação do projeto e, consequentemente, maior será a qualidade do resultado.
- Identificar o programa e a chamada. O gerente de projeto deve encontrar o programa mais adequado para resolver o problema ou atender à necessidade identificada e também deve procurar a chamada de propostas mais coerente.
- Elaboração do projeto e busca de parceiros. Essa fase envolve a elaboração de uma ideia de projeto a ser compartilhada com outros parceiros e a subsequente elaboração de uma proposta de projeto detalhada que identifique os objetivos, as ações, o cronograma e o orçamento.
- Envio da proposta de projeto. Dentro do prazo estabelecido na chamada de propostas, o parceiro líder deve enviar o formulário de inscrição (formulário no qual o projeto será elaborado) e a documentação necessária.
Avaliação do projeto
Avaliação e seleção das propostas de projeto enviadas. Essa atividade é realizada diretamente pela Comissão Europeia ou pelos órgãos relevantes do programa. Dependendo dos programas, os Estados-Membros e as regiões também podem expressar opiniões e contribuir para o processo de avaliação. Os projetos selecionados passam para a fase de implementação.
Implementação do projeto
A implementação de um projeto é caracterizada pelas seguintes fases.
- Assinatura do contrato de financiamento. A assinatura do contrato de financiamento entre o Chefe de Fila e a Comissão Europeia ou a Autoridade de Gestão é a condição prévia para iniciar a implementação das atividades do projeto.
- Gerenciamento do projeto. O projeto começa com uma reunião inicial, uma reunião na qual o projeto é apresentado às partes interessadas, ao público, às autoridades políticas/administrativas e à mídia. Em seguida, cada parceiro inicia seu trabalho em coordenação com o parceiro principal e os líderes dos pacotes de trabalho. Os pacotes de trabalho se reúnem periodicamente para discutir as atividades realizadas e os resultados alcançados e para planejar a próxima atividade. O trabalho pode ser apresentado durante workshops e seminários que também são abertos ao público. O projeto termina com uma conferência final para a apresentação e a divulgação dos resultados.
- Informações e publicidade. Durante todo o gerenciamento do projeto, deve-se dar atenção especial à implementação de medidas de informação e publicidade, tais como: website, boletins informativos, folhetos, comunicados à imprensa, publicações, conferências etc.
- Relatórios financeiros e de atividades. Os parceiros enviam ao parceiro líder, normalmente a cada seis meses, um relatório detalhado sobre as atividades realizadas e as despesas incorridas. O Chefe de Fila coleta os relatórios e prepara um único relatório de projeto a ser enviado às autoridades competentes e, dependendo dos programas, o pedido de reembolso também é enviado.
- Monitoramento. Como cada projeto deve manter cuidadosa e completamente toda a documentação das despesas incorridas, o sistema de controle varia de programa para programa. As despesas em projetos de programação de cooperação territorial estão todas sujeitas a procedimentos de controle, enquanto na programação setorial os controles nem sempre são necessários e dependem muitas vezes do valor das despesas. Verificações adicionais podem ser realizadas pelas autoridades do programa e/ou pela Comissão Europeia.
- Pagamento da contribuição europeia. O pagamento também varia de programa para programa. Enquanto a cooperação territorial é caracterizada por um sistema de reembolso (ou seja, é preciso ter a capacidade de adiantar os recursos), a programação setorial também prevê a possibilidade de pagamentos antecipados.