Descrição
Em um momento de forte impulso para a digitalização dos processos e documentos da Administração Pública, o Código de Administração Digital, a principal fonte regulatória sobre o assunto, estabeleceu que os documentos produzidos pelas administrações públicas por meios de TI também devem ser armazenados digitalmente(artigo 43, parágrafo 3 do Decreto Legislativo nº 82 de 7 de março de 2005, conforme alterado) , excluindo assim as práticas de materialização/impressão de documentos de TI para fins de preservação de longo prazo, quando previsto.
As atividades de preservação de longo prazo de documentos informatizados podem ser realizadas por órgãos públicos internamente, estabelecendo um sistema de preservação em conformidade com a regulamentação ou delegando o processo de preservação a um preservador externo(Agenzia per l'Italia Digitale - AgID: Guidelines on the formation, management and preservation of computerised documents, parágrafo 4.3 ).
A partir de 1º de março de 2015, a Província Autônoma de Trento delegou por vários anos o processo de preservação de seus documentos de TI ao Polo Arquivístico Regional da Emilia-Romagna - ParER com base em um acordo de colaboração interinstitucional específico (consulte a Resolução do Conselho Provincial nº 2219 de 15 de dezembro de 2014 ).
A partir de 1º de julho de 2019, a Província Autônoma de Trento armazenará seus documentos de TI internamente, de acordo com um modelo organizacional interno, mas usando a infraestrutura tecnológica do Polo Arquivístico Emilia-Romagna, que continua sendo o parceiro fundamental do PAT também para a preservação dos documentos das outras entidades do sistema público trentino (consulte a Resolução do Conselho Provincial nº 828 de 7 de junho de 2019 e a Resolução do Conselho Provincial nº 853 de 25 de junho de 2020 ).
A aquisição de conhecimentos e habilidades em preservação digital dentro das estruturas administrativas provinciais envolvidas (Escritório para Bens Arquivísticos e Livros e Arquivos Provinciais da Superintendência para Bens Culturais; Escritório de Digitalização da Unidade de Missão Estratégica para Simplificação e Digitalização) é parte de um processo mais amplo que visa a criação de um polo territorial de arquivo digital no Trentino, um objetivo estabelecido pelo legislador provincial no Artigo 13 da Lei Provincial nº 16 de 27 de julho de 2012 .
O Centro de Arquivo Digital do Trentino funcionará para os órgãos do sistema público do Trentino.
Para que uma entidade possa realizar a preservação digital de documentos em nome de terceiros, a legislação atualmente em vigor prevê um procedimento de credenciamento com a Agenzia per l'Italia Digitale - AgID, mas esse procedimento será, no entanto, revisado e substituído por outro método de qualificação mais alinhado com os ditames da legislação europeia e, em particular, com o Regulamento da UE nº 910/2014 .
Em qualquer caso, prevê-se que a entidade que se candidata a se tornar um registrador em nome de terceiros obtenha a certificação de mais alta qualidade do sistema de gerenciamento de segurança da informação de acordo com a norma ISO/IEC 27001 .
A Província Autônoma de Trento apoiará as auditorias para a certificação ISO/IEC 27001 entre março e maio de 2021.
Para obter mais informações sobre a documentação relevante, consulte o seguinte link: https://www.cultura.trentino.it/Il-Dipartimento/Soprintendenza-per-i-beni-culturali/Ufficio-beni-archivistici-librari-e-Archivio-provinciale/Strumenti/m-Conservazione-dei-documenti-informatici
Para obter mais informações, escreva para conservazione.pat@provincia.tn.it.